The Challenge: Extreme demand peaks and inventory management pressure

Antwerp's Bollekesfeest attracts over 200,000 visitors over several days to locations such as Steenplein, Grote Markt, and Groenplaats. With enormous consumption (including 1,000 barrels of beer) and 110,000 reusable cups, the logistical pressure is immense.

The biggest challenge at such a multi-day city festival is inventory management: preventing bars from running dry during extreme peaks, without having to move unnecessary stock. Traditional, manual inventory checks fall short when the city-wide rush begins.

De oplossing: Geïntegreerde verkoop, refunds en live dashboard-synchronisatie

Beyond Ordering rolde een netwerk uit van 70 all-in-one terminals voor een gestroomlijnde werking, ondersteund door intensief on-site management. 

Bliksemsnelle Open Loop verkoop

‍Bezoekers rekenden in een fractie van een seconde af via de betaalterminals, wat zorgde voor een constante barflow zonder downtime. 

QR-Refund

Bij de aparte beker-inzamelpunten stonden standalone QR refund setups opgesteld om de laatste bekers in te zamelen. Na telling printen medewerkers hiermee direct unieke QR Refund bon uit voor een 100% cashless, app-loze waarborgteruggave. 

Gepersonaliseerde live stock synchronisatie

Er werd een directe synchronisatie gebouwd tussen de live verkoopsdata van de verkoopterminals, de QR Refund setups en de centrale stocklocaties.. Dit dashboard vertaalde de realtime verkoopdata onmiddellijk naar actuele voorraadniveaus per bar en per plein. Zo konden ophalingen en levering van verkoopsproducten en reusables efficiënt verlopen. Ook de grotere bijleveringen gedurende het meerdaagse event werden zo volledig datagedreven georganiseerd en geoptimaliseerd op basis van harde verkooptrends.

De geautomatiseerde synchronisatie tussen de verkoopdata en het dashboard was cruciaal. We zagen realtime wat er per bar gebeurde, waardoor we direct konden bijsturen qua stockmanagement en extra bevoorrading. Samen met de fysieke opstart en support van het Beyond Ordering team liep de logistiek gedurende het hele weekend feilloos. — Wim Versées & Bert De Bois, Operationeel Management Bollekesfeest

‍

Het resultaat: Rust op de pleinen en een sluitende logistieke keten

De inzet van Beyond Ordering transformeerde de logistieke operatie in een strak georganiseerd succes:

Efficiënter beheer en gerichte bijlevering

De bars kwamen nooit zonder voorraad te zitten en transportbewegingen op het terrein bleven minimaal dankzij de realtime sturing en de continue bijleveringen via het dashboard.

Snelle bar-doorstroming

70 terminals zorgden voor minimale wachtrijen bij zowel de open-loop verkoop als de cashless bekerretours.

Fysieke en digitale ontlasting

Van de fysieke opstart en management tot de geautomatiseerde voorraadondersteuning; de organisatie behield de totale controle over het meerdaagse event.