Privacybeleid

Hoe Beyond Ordering persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beveiligt

Beyond Ordering BV, met maatschappelijke zetel te Brusselsesteenweg 255, 9090 Melle, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0760.305.893 (hierna: “Beyond Ordering”, “wij”), hecht belang aan uw privacy. Wij leven de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens na. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten u hebt.

Artikel 1: Toepassingsgebied

1.1 Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via:

• de websites beyondordering.com en qrrefund.com;
• het Beyond Ordering-platform en het QR refund-platform (samen: “het Platform”);
• onze contacten met klanten, prospecten, leveranciers en partners.

1.2 Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een natuurlijke persoon rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd.

Artikel 2: Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

2.1 Beyond Ordering als verwerkingsverantwoordelijke. Beyond Ordering is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die zij voor eigen doeleinden verwerkt: bezoekers van onze websites, personen die ons rechtstreeks contacteren, en contactpersonen van klanten, prospecten, leveranciers en partners.

2.2 De organisator als verwerkingsverantwoordelijke. Bestelt, betaalt of laadt u op bij een evenement of locatie die het Platform gebruikt, of vraagt u daar een terugbetaling van waarborg of tegoed aan? Of gebruikt u het Platform als medewerker van een organisator? Dan is de organisator of uitbater van dat evenement of die locatie verwerkingsverantwoordelijke. Beyond Ordering verwerkt die gegevens als verwerker, in opdracht van en volgens de instructies van de organisator, op basis van een verwerkersovereenkomst. Het privacybeleid van de organisator legt uit hoe hij met uw gegevens omgaat. Vragen en verzoeken over die gegevens richt u bij voorkeur aan de organisator. Komen ze bij ons binnen, dan bezorgen wij ze aan de organisator.

2.3 Voor een beperkt aantal doeleinden verwerkt Beyond Ordering die gegevens wel als verwerkingsverantwoordelijke: de beveiliging van het Platform, het voorkomen van fraude en misbruik, en het naleven van wettelijke verplichtingen die op Beyond Ordering zelf rusten.

2.4 U kan ons bereiken per post op het adres hierboven of per e-mail via info@beyondordering.com.

Artikel 3: Hoe verzamelen wij gegevens?

3.1 Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer u:

• onze websites bezoekt;
• een contactformulier invult, een offerte aanvraagt of ons op een andere manier contacteert;
• met ons een overeenkomst sluit of als contactpersoon van een klant, leverancier of partner met ons samenwerkt;
• een account aanmaakt of gebruikt op het Platform;
• via het Platform bestelt, betaalt, oplaadt of een terugbetaling aanvraagt (in dat geval als verwerker, zie artikel 2.2).

Artikel 4: Welke gegevens verwerken wij als verwerkingsverantwoordelijke, waarom en hoe lang?

4.1 Websitebezoekers.

• Gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s, cookie-identificatoren.
• Doel: de website laten werken, beveiligen en verbeteren, en bezoekstatistieken opmaken.
• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang voor noodzakelijke cookies; toestemming voor statistische en marketingcookies.
• Bewaartermijn: volgens de cookie-instellingen, maximaal 13 maanden.

4.2 Contact- en offerteaanvragen.

• Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, functie en de inhoud van uw bericht.
• Doel: uw vraag beantwoorden en een offerte opmaken.
• Rechtsgrond: precontractuele maatregelen op uw verzoek, of ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.
• Bewaartermijn: 2 jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortkomt.

4.3 Klanten, leveranciers en partners.

• Gegevens: naam, contactgegevens en functie van contactpersonen, facturatie- en betaalgegevens, ondernemingsnummer, contracten en correspondentie.
• Doel: de overeenkomst uitvoeren, facturen opmaken, support verlenen en onze boekhouding voeren.
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.
• Bewaartermijn: de duur van de overeenkomst, en daarna 10 jaar voor boekhoudkundige stukken zoals de wet voorschrijft.

4.4 Nieuws en commerciële informatie.

• Gegevens: naam, e-mailadres, organisatie en hoe u met onze e-mails omgaat (openen en klikken).
• Doel: klanten en geïnteresseerden informeren over nieuwe functies en diensten.
• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang voor bestaande klanten; toestemming voor andere personen.
• Segmentatie: wij delen contacten in groepen in, bijvoorbeeld op basis van sector, functie of interesse in eerdere e-mails, zodat wij relevantere informatie sturen. U kan zich daar altijd tegen verzetten.
• Bewaartermijn: tot u zich uitschrijft. Elke e-mail bevat een link om dat te doen.

4.5 Beveiliging en fraudepreventie.

• Gegevens: technische logs, IP-adressen, apparaat-ID’s en transactiereferenties.
• Doel: het Platform beveiligen en fraude, misbruik en witwassen voorkomen en opsporen.
• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichtingen.
• Bewaartermijn: maximaal 12 maanden, tenzij de gegevens nodig zijn voor een lopend onderzoek of een wettelijke verplichting.

4.6 Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd zijn en die rechtsgevolgen voor u hebben.

Artikel 5: Gegevens die wij als verwerker verwerken

5.1 Als verwerker voor de organisator (artikel 2.2) verwerken wij, afhankelijk van hoe de organisator het Platform gebruikt:

• contactgegevens die u zelf opgeeft, zoals uw e-mailadres voor een bevestiging of support;
• IBAN en naam van de rekeninghouder, uitsluitend voor een terugbetaling;
• identificatiecodes van cashless dragers en QR-codes;
• bestel-, betaal- en transactiegegevens, voor zover gekoppeld aan een identificeerbare persoon;
• technische gegevens zoals IP-adres en apparaatgegevens;
• accountgegevens van medewerkers van de organisator die het Platform gebruiken: naam, e-mailadres en gebruikslogs.

5.2 Wij gebruiken deze gegevens enkel om bestellingen, betalingen, opladingen en terugbetalingen uit te voeren, om support te verlenen en om het Platform te beveiligen. De organisator bepaalt de bewaartermijn. Na het einde van de samenwerking met de organisator verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij een wettelijke verplichting ons verplicht ze langer te bewaren.

Artikel 6: Met wie delen wij gegevens?

6.1 Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de doeleinden in dit privacybeleid, met:

• onze verwerkers: Google Cloud / Firebase (hosting en databank), Brevo (e-mails) en Naxai (sms’en), en dienstverleners voor onze website en cookiebeheer (zoals Webflow en Cookiebot), analyse en advertenties, klantenbeheer en nieuwsbrieven, boekhouding en IT-ondersteuning. Zij verwerken de gegevens alleen volgens onze instructies en zijn contractueel gebonden aan dezelfde beveiligings- en vertrouwelijkheidsverplichtingen;
• de organisator van het evenement of de locatie waar u bestelt, betaalt of een terugbetaling aanvraagt;
• betaaldienstaanbieders en banken, die betalingen en terugbetalingen verwerken als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke;
• overheidsinstanties, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

6.2 Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Artikel 7: Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

7.1 Wij slaan persoonsgegevens op in datacenters binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een verwerker gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Artikel 8: Beveiliging

8.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik, waaronder versleutelde verbindingen, versleutelde opslag, toegangsbeheer en regelmatige back-ups. Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun taak, hebben er toegang toe, en zij zijn tot vertrouwelijkheid verplicht.

8.2 Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens handelen wij volgens de AVG: wij melden de inbreuk waar nodig aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokkenen, of, als wij verwerker zijn, aan de organisator.

Artikel 9: Uw rechten

9.1 U hebt het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• uw gegevens te laten wissen (“recht om vergeten te worden”);
• de verwerking te laten beperken;
• uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten doorgeven (overdraagbaarheid);
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

9.2 Stuur uw verzoek naar info@beyondordering.com. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen. Wij antwoorden binnen een maand na ontvangst. Die termijn kan met twee maanden worden verlengd als het verzoek complex is; in dat geval laten wij u dat weten.

9.3 Gaat uw verzoek over gegevens van een evenement of locatie (artikel 2.2), dan richt u het bij voorkeur aan de organisator. Wij helpen de organisator om uw verzoek te beantwoorden.

Artikel 10: Minderjarigen

10.1 Personen jonger dan 13 jaar mogen ons geen persoonsgegevens bezorgen zonder toestemming van een ouder of voogd.

Artikel 11: Cookies

11.1 Onze websites gebruiken noodzakelijke cookies om correct te werken. Voorkeurs-, statistische en marketingcookies plaatsen wij alleen met uw toestemming, die u via de cookie-instellingen op de website kan geven, weigeren of intrekken. Welke cookies wij gebruiken en hoe u uw keuze beheert, leest u in ons Cookiebeleid.

Artikel 12: Klachten

12.1 Hebt u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via info@beyondordering.com. U kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Artikel 13: Wijzigingen

13.1 Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen. De actuele versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij klanten per e-mail.

Versie oktober 2026

‍