Algemene voorwaarden

Beyond Ordering BV – software, hardware en diensten voor bestellen, betalen en waarborgen

Beyond Ordering BV, met maatschappelijke zetel te Brusselsesteenweg 255, 9090 Melle, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0760.305.893 (hierna: “Beyond Ordering”).

Deze Algemene Voorwaarden bestaan uit vier delen en drie bijlagen:

Deel I – Algemene bepalingen: van toepassing op elke Offerte en Overeenkomst;
Deel II – SaaS-oplossing: van toepassing op het gebruik van de Software van Beyond Ordering;
Deel III – Betalingen, tegoeden en refunds: van toepassing op de verwerking van betalingen, tegoeden, waarborgen en terugbetalingen via de SaaS-oplossing;
Deel IV – Hardware: van toepassing op de verhuur en verkoop van hardware;
Bijlage 1 – Service Level Agreement (SLA);
Bijlage 2 – Verwerkersovereenkomst;
Bijlage 3 – Integraties.

De verwerking van persoonsgegevens waarvoor Beyond Ordering zelf verwerkingsverantwoordelijke is, wordt beschreven in het afzonderlijke Privacybeleid.

Deel I – Algemene bepalingen

Artikel 1: Toepassingsgebied en rangorde

1.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere Offerte, opdrachtbevestiging, bestelbon en Overeenkomst tussen Beyond Ordering en de Klant, en op alle volgende opdrachten tussen dezelfde Partijen, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen.

1.2 Door ondertekening of aanvaarding van een Offerte, het plaatsen van een bestelling of het in gebruik nemen van de SaaS-oplossing aanvaardt de Klant deze Algemene Voorwaarden. De toepassing van algemene voorwaarden van de Klant is uitdrukkelijk uitgesloten.

1.3 Bij strijdigheid tussen de documenten die de Overeenkomst vormen, geldt de volgende rangorde: (1) een door beide Partijen ondertekende Samenwerkingsovereenkomst; (2) de Offerte, voor zover zij uitdrukkelijk afwijkt van deze Algemene Voorwaarden; (3) de Bijlagen; (4) Deel II, III en IV; (5) Deel I. Inzake de verwerking van persoonsgegevens heeft Bijlage 2 steeds voorrang. Een afwijking vervangt alleen de bepaling waarvan zij afwijkt; de overige bepalingen blijven onverkort van toepassing.

1.4 Beyond Ordering kan deze Algemene Voorwaarden wijzigen. De gewijzigde versie wordt op de website gepubliceerd en ten minste 30 dagen voor de inwerkingtreding per e-mail aan de Klant meegedeeld. Wijzigingen zijn niet van toepassing op een Opdracht die op het moment van de kennisgeving al bevestigd is. Voor een Samenwerkingsovereenkomst blijft de versie gelden die van toepassing was bij de ondertekening, tenzij de Klant een nieuwe versie aanvaardt. Een wijziging die wettelijk verplicht is of uitsluitend in het voordeel van de Klant is, geldt steeds vanaf haar inwerkingtreding. Bij andere doorlopende Overeenkomsten kan de Klant, als hij niet akkoord gaat, de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt.

1.5 Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig, vernietigbaar of niet afdwingbaar is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De betreffende bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

Artikel 2: Definities

2.1 In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

Account of Subaccount: de persoonlijke toegang tot de SaaS-oplossing met Credentials;
Bezoeker: iedere natuurlijke persoon, zoals een bezoeker van een evenement of een klant van de Klant, die via de SaaS-oplossing bestelt, betaalt, een Tegoed oplaadt of een Refund aanvraagt;
Credentials: de combinatie van een gebruikersnaam en wachtwoord of een andere inlogmethode;
Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die door de Klant is gemachtigd om de SaaS-oplossing of Hardware te bedienen, zoals medewerkers, vrijwilligers of barverantwoordelijken van de Klant;
Hardware: alle toestellen en toebehoren die Beyond Ordering verhuurt, verkoopt of ter beschikking stelt, zoals betaalterminals, kassatoestellen, printers, routers, accesspoints, laders, kabels en transportkoffers;
Incident: een gehele of gedeeltelijke onderbreking of vertraging van de SaaS-oplossing;
IPR: auteursrechten, modelrechten, merkrechten, octrooirechten, databankrechten en alle overige rechten van intellectuele eigendom of daarmee vergelijkbare rechten, zoals rechten op knowhow of een domeinnaam, geregistreerd of niet;
Kantooruren: de uren tussen 9.00 en 17.00 uur op Werkdagen;
Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in het kader van zijn beroeps- of bedrijfsactiviteit en met Beyond Ordering een Overeenkomst aangaat;
Leveringsdatum: de datum waarop de Klant de SaaS-oplossing voor het eerst gebruikt of de Hardware in ontvangst neemt;
Offerte: een voorstel van Beyond Ordering aan de Klant met een beschrijving van de te leveren producten en diensten en hun prijs;
Opdracht: de periode waarin de Klant gebruikmaakt van de producten en diensten van Beyond Ordering, bijvoorbeeld een evenement, een project of het doorlopende gebruik in de cafetaria van een sportclub;
Overeenkomst: de door de Klant aanvaarde Offerte samen met deze Algemene Voorwaarden en hun Bijlagen;
Partij: Beyond Ordering of de Klant;
Payment Service Provider (PSP): een externe betaaldienstaanbieder die betaalmogelijkheden aanbiedt, zoals Bancontact, Bancontact Pay, debet- en creditcardbetalingen en mobiele betalingen;
Refund: de terugbetaling aan een Bezoeker van een Waarborg of van het resterende saldo van een Tegoed;
Refundrekening: de afzonderlijke bankrekening van Beyond Ordering die uitsluitend wordt gebruikt voor het uitvoeren van Refunds, zoals beschreven in artikel 22;
SaaS-oplossing: de volledige dienstverlening met betrekking tot het gebruik van de Software via het internet of een exclusief netwerk (web based);
Service Provider: een derde onderneming waarvan de diensten deel uitmaken van de SaaS-oplossing, zoals hosting-, e-mail-, sms- of betaaldienstaanbieders;
SLA: de Service Level Agreement in Bijlage 1;
Software: de software en functionaliteiten van Beyond Ordering, waaronder Beyond Ordering en QR refund, die als SaaS-oplossing ter beschikking worden gesteld;
Support: het op afstand of ter plaatse verstrekken van informatie en advies over de SaaS-oplossing en het opsporen en verhelpen van Incidenten;
Tegoed: een vooraf opgeladen saldo, voucher of andere waarde die een Bezoeker kan gebruiken om bij de Klant te betalen, gekoppeld aan een cashless drager, QR-code of account;
Waarborg: een bedrag dat een Bezoeker betaalt voor herbruikbare bekers, cashless dragers of andere voorwerpen en dat onder voorwaarden wordt terugbetaald;
Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van officiële Belgische feestdagen.

2.2 Bijkomend wordt verstaan onder Samenwerkingsovereenkomst: een afzonderlijke, door beide Partijen ondertekende overeenkomst voor meerdere Opdrachten of een meerjarige looptijd, zoals een continue of periodieke samenwerkingsovereenkomst. In Offertes en Samenwerkingsovereenkomsten wordt Beyond Ordering ook “Leverancier” genoemd, en heeft “Project” dezelfde betekenis als Opdracht.

Artikel 3: Offertes, totstandkoming en annulering

3.1 Offertes van Beyond Ordering zijn vrijblijvend en geldig gedurende de termijn die erop vermeld staat, of bij gebrek daaraan gedurende 30 dagen. Prijslijsten en voorstellen dienen enkel ter informatie.

3.2 De Overeenkomst komt tot stand door de ondertekening of schriftelijke aanvaarding van de Offerte door de Klant, of door de schriftelijke bevestiging van een bestelling door Beyond Ordering.

3.3 Wijkt een opdrachtbevestiging van Beyond Ordering af van de oorspronkelijke bestelling, dan geldt de Overeenkomst als gesloten volgens de bevestiging, tenzij de Klant binnen 8 dagen na ontvangst schriftelijk bezwaar maakt.

3.4 De Klant kan een Opdracht schriftelijk annuleren. In dat geval is de Klant een annuleringsvergoeding verschuldigd van: 25% van de totale vergoeding bij annulering meer dan 60 dagen voor de levering of de go-live van de Opdracht; 50% bij annulering tussen 60 en 15 dagen daarvoor; 100% bij annulering minder dan 15 dagen daarvoor. Als referentie geldt de levering of de go-live, naargelang wat het eerst valt. Daarnaast vergoedt de Klant steeds de kosten die Beyond Ordering al heeft gemaakt, zoals gepersonaliseerde cashless dragers of materialen die specifiek voor de Opdracht zijn aangekocht. Dit artikel geldt ook voor een afzonderlijke Opdracht of editie binnen een Samenwerkingsovereenkomst, tenzij die Samenwerkingsovereenkomst anders bepaalt.

3.5 Wordt een evenement afgelast door overmacht in de zin van artikel 7, dan betaalt de Klant de al uitgevoerde prestaties en de kosten die Beyond Ordering al heeft gemaakt. Het saldo van een betaald voorschot wordt terugbetaald of, als de Partijen dat overeenkomen, verrekend met een Opdracht binnen 12 maanden.

Artikel 4: Prijzen

4.1 De prijzen zijn de prijzen vermeld in de Offerte. Zij zijn uitgedrukt in euro en exclusief btw en andere heffingen. Kosten voor transport, verpakking en verzekering worden aangerekend tenzij de Offerte anders vermeldt.

4.2 Prestaties die niet in de Offerte zijn opgenomen, zoals extra ondersteuning ter plaatse, configuratie op vraag van de Klant of wachttijd, worden aangerekend tegen het standaard uurtarief vermeld in de Offerte of, bij gebrek daaraan, tegen de op dat moment geldende tarieven van Beyond Ordering. Wijzigingen van de geldende tarieven worden ten minste 30 dagen vooraf meegedeeld en gelden niet voor prestaties die al bevestigd zijn.

4.3 Arriveren medewerkers van Beyond Ordering op het afgesproken tijdstip en kunnen zij niet starten omdat de locatie, de nutsvoorzieningen of de contactpersonen van de Klant niet beschikbaar zijn, dan wordt de wachttijd aangerekend tegen het standaard uurtarief vermeld in de Offerte, per medewerker, vanaf het afgesproken tijdstip tot de werkzaamheden kunnen beginnen.

4.4 Bij Overeenkomsten die langer dan 12 maanden lopen, kan Beyond Ordering de prijzen jaarlijks op 1 januari aanpassen volgens de formule: nieuwe prijs = basisprijs × (nieuwe index / basisindex). Hierbij is de index de consumptieprijsindex gepubliceerd door Statbel, de basisindex de index van de maand waarin de Overeenkomst werd gesloten en de nieuwe index de index van de maand november voorafgaand aan de aanpassing. Bepaalt een Samenwerkingsovereenkomst dat prijzen gedurende een termijn vastliggen, dan geldt deze indexering pas na afloop van die termijn.

4.5 Transactiekosten van PSP’s worden, afhankelijk van de PSP, ofwel door de PSP rechtstreeks ingehouden of aan de Klant gefactureerd, ofwel door Beyond Ordering aan de Klant doorgerekend via een saldofactuur of een maandelijkse factuur. De Offerte vermeldt welke werkwijze geldt voor de PSP(’s) van de Klant. Facturen van Beyond Ordering voor transactiekosten volgen artikel 5.

Artikel 5: Facturatie en betaling

5.1 Beyond Ordering factureert volgens de modaliteiten vermeld in de Offerte. Een voorschotfactuur moet uiterlijk 7 dagen vóór de Leveringsdatum betaald zijn, en in elk geval binnen de betalingstermijn vermeld op de factuur. Beyond Ordering is gerechtigd de levering op te schorten zolang het voorschot niet is betaald. Doorgerekende transactiekosten (artikel 4.5) factureert Beyond Ordering via een saldofactuur of een maandelijkse factuur; artikel 5.2 tot en met 5.4 zijn daarop van toepassing.

5.2 Tenzij anders vermeld, zijn facturen betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum.

5.3 Beyond Ordering factureert elektronisch, via Peppol of per e-mail. De Klant aanvaardt de elektronische factuur als originele factuur.

5.4 Een factuur moet binnen 8 dagen na verzending schriftelijk en gemotiveerd worden betwist. Na deze termijn wordt de factuur als aanvaard beschouwd. Een betwisting van een deel van de factuur ontslaat de Klant niet van de betaling van het onbetwiste deel.

5.5 De Klant mag facturen van Beyond Ordering niet verrekenen met vorderingen op Beyond Ordering.

5.6 Bij niet-betaling op de vervaldag is de Klant van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest van 10% per jaar verschuldigd, evenals een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het onbetaalde bedrag, met een minimum van € 50. Dit forfait dekt de buitengerechtelijke invorderingskosten, zoals aanmaningen en de inschakeling van een incassobureau. Beyond Ordering behoudt het recht om een hogere schade te bewijzen. Bij een gerechtelijke procedure zijn daarnaast de gerechtskosten en de rechtsplegingsvergoeding verschuldigd volgens de wettelijke regels.

5.7 Bij niet-betaling op de vervaldag worden alle openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar en kan Beyond Ordering de uitvoering van alle lopende Overeenkomsten opschorten, inclusief de toegang tot de SaaS-oplossing, na een schriftelijke ingebrekestelling die zonder gevolg is gebleven binnen 8 dagen.

Artikel 6: Aansprakelijkheid

6.1 Beyond Ordering levert haar diensten met de zorg van een goede professional. Haar verbintenissen zijn inspanningsverbintenissen, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald. De Klant erkent dat complexe software en technologie nooit volledig vrij zijn van fouten, bugs of storingen en dat de SaaS-oplossing afhankelijk is van Service Providers, het internet en telecommunicatienetwerken.

6.2 Beyond Ordering is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Zij is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder omzetverlies, winstderving, gemiste besparingen, verlies van klanten of goodwill, reputatieschade, schade door bedrijfsonderbreking en schade als gevolg van aanspraken van Bezoekers of andere derden.

6.3 De totale aansprakelijkheid van Beyond Ordering is beperkt tot de vergoeding die de Klant verschuldigd is voor de Opdracht waarbij de schade is ontstaan. Bij doorlopende Overeenkomsten is de aansprakelijkheid beperkt tot de vergoeding die is gefactureerd in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeverwekkende feit. De vergoeding wordt telkens berekend exclusief btw, transactiekosten van PSP’s (ook indien doorgerekend door Beyond Ordering), gepersonaliseerde cashless dragers en gepersonaliseerd drukwerk. Samenhangende schadegevallen gelden als één schadegeval.

6.4 Beyond Ordering is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van:

een tekortkoming, storing of fout van een Service Provider of PSP, waaronder Firebase en de Service Providers vermeld in Bijlage 3;
een ontoereikende internetverbinding, stroomvoorziening of andere voorziening waarvoor de Klant verantwoordelijk is;
verkeerd of oneigenlijk gebruik van de SaaS-oplossing of de Hardware door de Klant, Gebruikers of Bezoekers;
onjuiste, onvolledige of laattijdige informatie of instructies van de Klant, waaronder configuratiegegevens, prijzen en btw-tarieven;
software, hardware of netwerken van derden.

6.5 Is de schade mede te wijten aan de Klant of een derde, dan is Beyond Ordering enkel aansprakelijk voor het deel van de schade dat door haar eigen fout is veroorzaakt, met uitsluiting van elke hoofdelijke of in solidum aansprakelijkheid.

6.6 De Klant meldt elke schade waarvoor hij Beyond Ordering aansprakelijk wil stellen schriftelijk en gedetailleerd binnen 8 dagen nadat hij er kennis van kreeg of redelijkerwijs had moeten krijgen.

6.7 De beperkingen en uitsluitingen van dit artikel zijn niet van toepassing in geval van opzet of fraude van Beyond Ordering, en evenmin voor zover dwingend recht dit verbiedt.

6.8 Beyond Ordering neemt geen klachten of claims van Bezoekers in behandeling. De Klant zorgt ervoor dat Bezoekers zich uitsluitend tot de Klant wenden, en vrijwaart Beyond Ordering tegen alle aanspraken van Bezoekers en andere derden die niet aan Beyond Ordering toe te rekenen zijn.

Artikel 7: Overmacht

7.1 Overmacht is iedere omstandigheid buiten de wil van een Partij die de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of blijvend verhindert. Hieronder vallen onder meer: brand, oorlog, terreur, extreme weersomstandigheden, natuurrampen, epidemieën, overheidsmaatregelen, stakingen, stroompannes, storingen van internet, telecommunicatie- of datanetwerken, en storingen of onbeschikbaarheid bij Service Providers of PSP’s, waaronder Firebase.

7.2 Tijdens de overmacht worden de verplichtingen van de getroffen Partij opgeschort, zonder dat zij tot schadevergoeding gehouden is. Is de nakoming blijvend onmogelijk of duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan kan elke Partij de Overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder schadevergoeding.

7.3 De Klant blijft de vergoeding verschuldigd voor de prestaties die tot het moment van de overmacht of de beëindiging werden geleverd.

Artikel 8: Intellectuele eigendom, licentie en data

8.1 Alle IPR op de Software, de Hardware-configuraties, documentatie, ontwerpen, rapporten en Offertes van Beyond Ordering, inclusief toekomstige updates, upgrades en verbeteringen, zijn en blijven exclusief eigendom van Beyond Ordering of haar licentiegevers. Dit geldt ook voor verbeteringen die voortkomen uit suggesties of ideeën van de Klant. Voor zover de Klant in het kader van de Overeenkomst IPR verkrijgt, draagt hij deze nu reeds over aan Beyond Ordering.

8.2 De Klant verkrijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Software, uitsluitend voor eigen gebruik en het gebruik door zijn Gebruikers en Bezoekers in het kader van de Overeenkomst.

8.3 Het is de Klant verboden de Software, applicaties of andere materialen van Beyond Ordering te kopiëren, te bewerken, te decompileren, na te maken, openbaar te maken of op een andere wijze te gebruiken buiten het kader van de Overeenkomst, of te trachten de broncode ervan af te leiden.

8.4 De data die de Klant, Gebruikers of Bezoekers via de SaaS-oplossing invoeren, zoals producten, prijzen, bestellingen en transacties, blijven eigendom van de Klant. Beyond Ordering is niet verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van deze data.

8.5 Beyond Ordering mag geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens over het gebruik van de SaaS-oplossing, die niet herleidbaar zijn tot de Klant of tot natuurlijke personen, gebruiken om haar diensten te verbeteren, voor statistieken en voor benchmarking.

Artikel 9: Geheimhouding

9.1 De Partijen behandelen alle informatie die zij van elkaar ontvangen en waarvan zij weten of redelijkerwijs moeten vermoeden dat ze vertrouwelijk is, als vertrouwelijk. Zij gebruiken deze informatie uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst en maken ze niet bekend aan derden, behalve met voorafgaande schriftelijke toestemming. Deze verplichting blijft gelden na het einde van de Overeenkomst.

9.2 De Partijen leggen dezelfde verplichting op aan hun personeel en aan de derden die zij inschakelen.

9.3 Deze verplichting geldt niet voor informatie die al publiek is of wordt zonder fout van de ontvangende Partij, die rechtmatig van een derde is verkregen, of die moet worden bekendgemaakt op grond van een wettelijke verplichting, een rechterlijke beslissing of een verzoek van een bevoegde overheid. Ze geldt evenmin voor informatie die Beyond Ordering moet delen met PSP’s voor de controle van de Klant (KYC) of met haar adviseurs, die zelf tot geheimhouding verplicht zijn.

9.4 De ontvangende Partij vernietigt of retourneert vertrouwelijke informatie op eerste schriftelijk verzoek van de andere Partij, behalve voor zover zij die wettelijk moet bewaren.

Artikel 10: Persoonsgegevens

10.1 Voor de persoonsgegevens van Bezoekers en Gebruikers die Beyond Ordering via de SaaS-oplossing verwerkt in opdracht van de Klant, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Beyond Ordering verwerker. De Verwerkersovereenkomst in Bijlage 2 is daarop van toepassing.

10.2 Voor de persoonsgegevens die Beyond Ordering voor eigen doeleinden verwerkt, zoals de contactgegevens van de Klant, facturatie, de website en de eigen supportkanalen, is Beyond Ordering verwerkingsverantwoordelijke. Deze verwerking wordt beschreven in het Privacybeleid.

10.3 Beide Partijen leven de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de overige toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming na.

Artikel 11: Duur, opschorting en beëindiging

11.1 Een Overeenkomst voor een Opdracht met een bepaalde duur, zoals een evenement, treedt in werking bij de totstandkoming volgens artikel 3 en eindigt 30 dagen na het einde van de Opdracht, of na de afrekening van de Refunds als die later valt.

11.2 Een Overeenkomst voor doorlopend gebruik, zoals het vaste gebruik in de cafetaria van een sportclub, heeft een minimale looptijd van 1 jaar, ongeacht of de Klant de vergoeding vooraf of maandelijks betaalt. De looptijd, verlenging en opzegging worden bepaald in de Samenwerkingsovereenkomst of de Offerte. Bij gebrek daaraan wordt de Overeenkomst na afloop telkens stilzwijgend verlengd met 1 jaar, tenzij een Partij ze ten minste 2 maanden vóór de vervaldatum schriftelijk opzegt.

11.3 Beyond Ordering kan de Overeenkomst, inclusief een Samenwerkingsovereenkomst, met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden of de uitvoering ervan opschorten, zonder schadevergoeding, wanneer de Klant:

een wezenlijke verplichting niet nakomt en hieraan niet binnen 8 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling verhelpt;
een factuur niet betaalt binnen de termijn vermeld in artikel 5.7;
in staat van faillissement wordt verklaard, een gerechtelijke reorganisatie aanvraagt, zijn activiteiten stopzet of in vereffening gaat;
weigert een gevraagd voorschot of een andere zekerheid te verstrekken terwijl er gegronde twijfels zijn over zijn betalingscapaciteit;
de SaaS-oplossing of de Hardware gebruikt voor fraude, witwassen of andere onwettige activiteiten, of wanneer daarvan een ernstig vermoeden bestaat.

11.4 Bij ontbinding door een tekortkoming van de Klant worden alle openstaande bedragen onmiddellijk opeisbaar en is de Klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 10% van het nog niet gefactureerde deel van de Overeenkomst, onverminderd het recht van Beyond Ordering om een hogere schade te bewijzen.

11.5 Beyond Ordering kan een individuele Gebruiker die de gebruiksvoorwaarden van artikel 18 niet naleeft, (tijdelijk) de toegang ontzeggen en zijn Account (tijdelijk) blokkeren, onverminderd haar overige rechten.

11.6 Bij het einde van de Overeenkomst vervalt de toegang tot de SaaS-oplossing. De Klant kan gedurende 30 dagen na het einde zijn rapporten en gegevens exporteren of opvragen. Daarna verwijdert of anonimiseert Beyond Ordering de gegevens volgens Bijlage 2, behalve voor zover zij die wettelijk moet bewaren. Gehuurde Hardware wordt teruggegeven volgens artikel 24.

Artikel 12: Overdracht en onderaanneming

12.1 De Klant mag zijn rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Beyond Ordering.

12.2 Beyond Ordering mag voor de uitvoering van de Overeenkomst een beroep doen op onderaannemers en Service Providers. Zij blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van haar eigen verplichtingen.

Artikel 13: Slotbepalingen

13.1 De Overeenkomst vormt de volledige overeenstemming tussen de Partijen over haar voorwerp en vervangt alle eerdere voorstellen, afspraken en communicatie hierover. Afwijkingen zijn alleen geldig als zij schriftelijk zijn overeengekomen.

13.2 Communicatie per e-mail geldt als schriftelijk, tenzij deze Algemene Voorwaarden uitdrukkelijk een aangetekende brief vereisen.

13.3 Het niet of niet tijdig uitoefenen van een recht door een Partij geldt nooit als afstand van dat recht.

Artikel 14: Toepasselijk recht en geschillen

14.1 De Overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door het Belgisch recht. Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.

14.2 Bij een geschil doen de Partijen eerst een redelijke poging om tot een minnelijke oplossing te komen.

14.3 Behoudens andersluidende bepaling van dwingend recht zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, bevoegd. Invorderingskosten zijn ten laste van de Klant zoals bepaald in artikel 5.6.

Deel II – SaaS-oplossing

Artikel 15: Voorwerp en toegang

15.1 Beyond Ordering stelt vanaf de Leveringsdatum de onderdelen van de SaaS-oplossing ter beschikking die in de Offerte zijn opgenomen, zoals:

Beyond Ordering: bestel- en betaaloplossing, inclusief kassasoftware, zelfbestelling en het beheer van Tegoeden;
QR refund: waarborgsysteem voor de terugbetaling van Waarborgen en saldi;
integraties met Service Providers voor transactionele e-mails en sms’en en met de PSP(’s) vermeld in de Offerte.

15.2 De Software wordt gehost via Firebase (Google), in datacenters binnen de EER, en maakt gebruik van onder meer de diensten Functions, Authentication, Firestore Database, App Check, Hosting, Realtime Database en Storage. De SaaS-oplossing is mede onderworpen aan de service levels van de Service Providers, zoals beschreven in de SLA.

15.3 De Klant krijgt toegang via één of meerdere Accounts en Subaccounts. Accounts zijn persoonlijk en gekoppeld aan een e-mailadres. Credentials moeten zorgvuldig worden bewaard en mogen niet met derden worden gedeeld. Bij verlies, diefstal of (vermoeden van) misbruik verwittigt de Klant Beyond Ordering onmiddellijk.

15.4 De Software is enkel compatibel met de software die in de beschrijving van de SaaS-oplossing is gespecificeerd en met de Hardware die Beyond Ordering levert. Beyond Ordering garandeert geen compatibiliteit met andere software of hardware.

Artikel 16: Verplichtingen van Beyond Ordering

16.1 Beyond Ordering:

levert de SaaS-oplossing zoals overeengekomen in de Offerte en met de service levels van de SLA;
monitort de werking van de SaaS-oplossing en maakt dagelijks back-ups van de gegevens;
informeert de Klant tijdig over gepland onderhoud dat de normale werking van de Software beïnvloedt;
reageert op verzoeken om Support en verhelpt Incidenten volgens de SLA.

16.2 De Gebruikers van de Klant bieden eerstelijnssupport aan Bezoekers. Beyond Ordering levert enkel rechtstreeks Support aan Bezoekers als dit is overeengekomen.

16.3 Op verzoek van de Klant, of wanneer de Klant of zijn Gebruikers door onvoldoende kennis van de SaaS-oplossing disproportioneel veel Support vragen, verzorgt Beyond Ordering een training. Inhoud, locatie en kostprijs worden in onderling overleg bepaald, tenzij de training al in de Offerte is opgenomen.

Artikel 17: Verplichtingen en operationele voorwaarden van de Klant

17.1 De Klant:

verleent Beyond Ordering de redelijke medewerking, informatie en toegang die nodig zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst, en zorgt dat een vertegenwoordiger bereikbaar is bij Incidenten;
controleert de configuratie van de SaaS-oplossing, waaronder producten, prijzen en btw-tarieven, vóór de start van de Opdracht;
meldt onbevoegde toegang of een abnormale werking van de Software zo snel mogelijk;
is verantwoordelijk voor de netwerk- en internetverbindingen die hij zelf voorziet. Voorziet Beyond Ordering het netwerk maar de Klant de internetverbinding, dan blijft de Klant verantwoordelijk voor die internetverbinding.

17.2 Voor een goede werking van de SaaS-oplossing moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan, tenzij de Offerte bepaalt dat Beyond Ordering ervoor instaat:

a) Internetverbinding. Op elke locatie waar de Software wordt gebruikt voor bestellingen, betalingen, Tegoeden of Refunds, is een stabiele en gegarandeerde internetverbinding beschikbaar van minimaal 30 Mbps download en 10 Mbps upload. Een voorafgaande analyse door een deskundige wordt sterk aanbevolen. Beyond Ordering is niet aansprakelijk voor vertragingen of storingen door een ontoereikende internetverbinding die de Klant voorziet.

b) Stroomvoorziening. Per hardware-opstelling of oplaadpunt is een geïsoleerde stroomvoorziening beschikbaar (AC – 230 V – 16 A), die niet wordt beïnvloed door verlichting, koeling of andere verbruikers die instabiliteit kunnen veroorzaken.

c) Crew. Per zone is een supervisor aangeduid die de Software en de specifieke configuratie grondig kent, zorgt voor voldoende en opgeleid personeel, de correcte configuratie van alle hardwarepunten bewaakt en het enige aanspreekpunt is bij problemen.

d) Communicatie. De Klant informeert zijn medewerkers en Bezoekers vooraf en tijdens de Opdracht duidelijk over de gehanteerde werkwijze, bijvoorbeeld via website, mailing, sociale media, briefings, posters en instructies. Beyond Ordering kan hierover advies geven.

e) Onboarding bij PSP’s. De Klant is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte onboarding bij de PSP(’s), inclusief de controle van zijn organisatie, wettelijke vertegenwoordigers en uiteindelijke begunstigden (Know Your Customer – KYC).

Artikel 18: Gebruiksvoorwaarden

18.1 De Klant staat ervoor in dat zijn Gebruikers en iedere andere persoon die hij toegang geeft tot de SaaS-oplossing:

geen virussen of andere schadelijke software of bestanden uploaden of verspreiden;
geen inbreuk maken op rechten van derden, waaronder IPR, of op artikel 8;
de SaaS-oplossing niet gebruiken op een manier die de Beschikbaarheid ervan verstoort, zoals met eigen scripts of door excessieve verzoeken;
zich geen ongeautoriseerde toegang verschaffen tot de systemen, de Software of data van Beyond Ordering of van derden, ook niet via geautomatiseerde middelen zoals scrapers of crawlers;
geen strafbare feiten plegen en geen informatie verspreiden die in strijd is met de openbare orde of de goede zeden;
geen andere geautomatiseerde integraties gebruiken dan de API’s die Beyond Ordering ter beschikking stelt of aanbeveelt.

18.2 Stelt Beyond Ordering een (dreigende) overtreding vast, dan kan zij zonder voorafgaand overleg ingrijpen om de overtreding te beëindigen of te voorkomen, bijvoorbeeld door een Account te blokkeren. De vergoeding blijft volledig verschuldigd. De Klant is aansprakelijk voor de schade die door een overtreding wordt veroorzaakt. Beyond Ordering mag vastgestelde strafbare feiten aangeven bij de bevoegde overheid.

Artikel 19: Beschikbaarheid, onderhoud, support en geregistreerd kassasysteem

19.1 De Beschikbaarheid, het onderhoud, de Severity Levels, de responstijden en de contactkanalen zijn beschreven in de SLA in Bijlage 1.

19.2 Als de Offerte of Samenwerkingsovereenkomst een geregistreerd kassasysteem (GKS) omvat, zorgt Beyond Ordering ervoor dat de kassaoplossing gedurende de looptijd voldoet aan de geldende Belgische regelgeving voor geregistreerde kassasystemen, inclusief de vereisten van het GKS 2.0, en voert zij de nodige updates tijdig door.

19.3 De Klant blijft exclusief verantwoordelijk voor zijn eigen fiscale verplichtingen, waaronder de registratie van zijn onderneming en zijn kassa’s bij de FOD Financiën, het correcte en dagelijkse gebruik van het GKS volgens de instructies van Beyond Ordering, en een actieve internetverbinding voor de communicatie met de FOD Financiën.

19.4 Boetes of sancties die het gevolg zijn van een onjuist gebruik van het GKS door de Klant of zijn Gebruikers, of van het niet naleven van zijn eigen administratieve verplichtingen, kunnen niet op Beyond Ordering worden verhaald.

Deel III – Betalingen, tegoeden en refunds

Artikel 20: Betalingen via PSP’s

20.1 Alle betalingen van Bezoekers voor verkopen en voor het opladen van Tegoeden worden door de PSP rechtstreeks op een rekening van de Klant gestort. Beyond Ordering ontvangt, bewaart of beheert deze gelden op geen enkel moment en treedt niet op als betaaldienstaanbieder. De SaaS-oplossing registreert de transacties enkel technisch.

20.2 De overeenkomst met de PSP wordt rechtstreeks tussen de Klant en de PSP gesloten. De accounts bij de PSP’s blijven te allen tijde in volledig beheer van de Klant.

20.3 Uitbetalingstermijnen, chargebacks, geblokkeerde of ingehouden bedragen en geschillen over betalingen vallen onder de relatie tussen de Klant en de PSP. Beyond Ordering is daarvoor niet aansprakelijk, maar verleent op verzoek redelijke medewerking met de gegevens uit de SaaS-oplossing. De transactiekosten worden afgerekend zoals bepaald in artikel 4.5.

Artikel 21: Tegoeden en waarborgen

21.1 Tegoeden en Waarborgen worden uitgegeven door de Klant, in eigen naam en voor eigen rekening. Zij kunnen uitsluitend bij de Klant worden gebruikt, binnen de Opdracht waarvoor zij werden uitgegeven. Beyond Ordering stelt enkel de technische middelen ter beschikking om ze te registreren, te gebruiken en terug te betalen.

21.2 De Klant bepaalt de voorwaarden die tegenover Bezoekers gelden, zoals de geldigheid van Tegoeden, het bedrag van de Waarborg, de periode en de kosten van Refunds en de bestemming van niet-teruggevorderde saldi. De Klant maakt deze voorwaarden duidelijk beschikbaar vóór een Bezoeker oplaadt of een Waarborg betaalt, bijvoorbeeld op zijn website en aan de oplaadpunten.

21.3 De Klant staat in voor de naleving van de regelgeving die op zijn Tegoeden, Waarborgen en de relatie met Bezoekers van toepassing is, waaronder de consumentenwetgeving en de btw-regelgeving.

Artikel 22: Uitvoering van Refunds

22.1 Als de Offerte dit voorziet, voert Beyond Ordering Refunds uit in naam en voor rekening van de Klant, via de Refundrekening. De Refundrekening is een afzonderlijke rekening die uitsluitend voor Refunds wordt gebruikt en waarop geen eigen gelden van Beyond Ordering staan.

22.2 De Klant stort vóór het begin van de refundperiode het bedrag dat nodig is om de verwachte Refunds uit te voeren, zoals vermeld in de Offerte of zoals Beyond Ordering op basis van de gegevens uit de SaaS-oplossing berekent. Beyond Ordering voert Refunds uit tot het beschikbare bedrag en prefinanciert geen Refunds.

22.3 De gestorte gelden blijven toebehoren aan de Klant, worden afzonderlijk bijgehouden en uitsluitend gebruikt voor de Refunds van de betreffende Opdracht. Er wordt geen interest op vergoed.

22.4 Refunds worden uitgevoerd op de rekening die de Bezoeker zelf opgeeft, binnen de refundperiode die de Klant bepaalt. Beyond Ordering is niet aansprakelijk voor een Refund op een rekening die de Bezoeker verkeerd of frauduleus opgaf. Beyond Ordering kan een Refund weigeren of opschorten bij een vermoeden van fraude, misbruik of witwassen.

22.5 Binnen 14 Werkdagen na het einde van de refundperiode bezorgt Beyond Ordering de Klant een afrekening van de uitgevoerde Refunds en stort zij het resterende saldo terug op de rekening van de Klant. Beyond Ordering mag de refundkosten vermeld in de Offerte van dat saldo aftrekken.

Deel IV – Hardware

Artikel 23: Levering

23.1 De Hardware wordt geleverd op het adres en tijdstip vermeld in de Offerte of opdrachtbevestiging. Leveringstermijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

23.2 Weigert of verhindert de Klant de levering, dan wordt de Hardware op zijn kosten en risico bewaard.

23.3 Beyond Ordering controleert de Hardware vóór de levering op werking en volledigheid. De Klant controleert de Hardware onmiddellijk bij levering. Zichtbare gebreken en ontbrekende onderdelen worden bij levering gemeld; verborgen gebreken onmiddellijk nadat zij redelijkerwijs konden worden vastgesteld, en uiterlijk binnen 7 dagen na levering. Bij gebrek aan melding wordt de Hardware geacht in goede staat te zijn ontvangen.

Artikel 24: Verhuur

24.1 Gehuurde Hardware blijft te allen tijde eigendom van Beyond Ordering. Zij wordt uitsluitend verhuurd voor gebruik met de SaaS-oplossing van Beyond Ordering. De Klant mag ze niet overdragen, onderverhuren, verpanden, wijzigen, naar het buitenland meenemen of identificatiekenmerken verwijderen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, en gebruikt ze uitsluitend voor het overeengekomen doel. Huurt de Klant zonder technische ondersteuning, dan beschikt hij over de nodige technische kennis.

24.2 Het risico van verlies, diefstal en beschadiging van de Hardware, ook door vorst, neerslag, storm of andere weersomstandigheden, gaat over op de Klant bij levering en blijft bij de Klant tot de teruggave aan Beyond Ordering. Bij verlies, diefstal of onherstelbare beschadiging betaalt de Klant de vervangwaarde zoals vermeld in de Offerte. De Klant verzekert de Hardware tijdens de huurperiode tegen beschadiging, verlies en diefstal, voor de vervangwaarde.

24.3 De Klant geeft de Hardware op het afgesproken tijdstip en de afgesproken plaats terug, volledig, gereinigd en in dezelfde staat als bij levering, behoudens normale slijtage. De Klant zorgt ervoor dat bij de teruggave een tegensprekelijke controle plaatsvindt.

24.4 Ontbrekende onderdelen worden aangerekend aan de vervangwaarde, tenzij ze binnen 24 uur na de teruggave alsnog worden bezorgd. Herstellings- en reinigingskosten en huurderving worden afzonderlijk aangerekend. Per geopend schadedossier wordt een administratiekost van € 50 (excl. btw) aangerekend.

24.5 Stelt Beyond Ordering na de teruggave een verborgen schade vast, dan meldt zij die met een kostenraming aan de Klant. Wenst de Klant een tegenexpertise, dan moet hij die binnen 48 uur na de melding aanvragen; anders worden de vaststellingen van Beyond Ordering als aanvaard beschouwd.

24.6 Bij een onbetaalde huurfactuur, een ernstige twijfel over de solvabiliteit van de Klant of oneigenlijk gebruik mag Beyond Ordering de Hardware terugnemen. Bij faillissement van de Klant eindigt de huur van rechtswege.

Artikel 25: Verkoop en garantie

25.1 Verkochte Hardware blijft eigendom van Beyond Ordering tot de volledige betaling van de prijs, kosten, interesten en schadevergoedingen. Het risico gaat over op de Klant bij levering.

25.2 Op verkochte Hardware geldt de garantie van de fabrikant of leverancier. Beyond Ordering vervangt of herstelt goederen die als niet-conform worden erkend, naar haar keuze, zonder verdere schadevergoeding. De garantie vervalt bij abnormaal gebruik, gebrekkig onderhoud, wijzigingen of herstellingen door de Klant of derden, val-, water- of elektrische schade.

25.3 Klachten over verkochte Hardware worden schriftelijk ingediend binnen de termijnen van artikel 23.3, en in elk geval binnen 14 dagen na levering, op straffe van verval.

Bijlage 1 – Service Level Agreement (SLA)

Artikel 1: Definities

1.1 Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis uit de Algemene Voorwaarden. Daarnaast wordt in deze SLA verstaan onder:

Beschikbaarheid: het percentage van de tijd op maandbasis dat de SaaS-oplossing ongestoord toegankelijk is;
Maintenance Window: het tijdvak waarin de SaaS-oplossing niet beschikbaar hoeft te zijn wegens Preventief Onderhoud;
Noodzakelijk Onderhoud: onvoorziene werkzaamheden die naar het oordeel van Beyond Ordering onmiddellijk moeten gebeuren om Incidenten te voorkomen of te verhelpen;
Permanente Oplossing: een reparatie of update waardoor het Incident is opgelost;
Preventief Onderhoud: geplande werkzaamheden om de kwaliteit en Beschikbaarheid van de SaaS-oplossing te behouden of te verbeteren;
Reparatietijd: de termijn waarbinnen Beyond Ordering een Incident oplost;
Responstijd: de termijn waarbinnen Beyond Ordering reageert op een melding van de Klant;
Severity Level: de ernst van een Incident;
Tijdelijke Oplossing: een kortetermijnoplossing voor het Incident.

Artikel 2: Datacenter en Service Providers

2.1 Beyond Ordering maakt gebruik van het datacenter van Firebase (Google). Zij is voor haar SaaS-oplossing afhankelijk van de diensten van Firebase en is onderworpen aan de Firebase Service Level Agreement (status). Beyond Ordering is niet verantwoordelijk voor de infrastructuur, dataverbindingen en hardware binnen het datacenter, noch voor een onbeschikbaarheid door een Incident bij Firebase.

2.2 De SaaS-oplossing is geïntegreerd met Service Providers, zoals betaaldienstaanbieders (PSP’s), e-mail- en sms-diensten en ticketingplatformen. Welke integraties voor een Opdracht worden gebruikt, staat in de Offerte. Een actueel overzicht van de integraties, met links naar hun voorwaarden en statuspagina’s, staat in Bijlage 3. De correcte werking van een integratie hangt af van de goede werking van de diensten van de betreffende Service Provider. Beyond Ordering is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen of de stopzetting van diensten bij die Service Providers, maar informeert de Klant zo snel mogelijk als een integratie die in de Offerte is opgenomen niet langer beschikbaar is.

Artikel 3: Beschikbaarheid

3.1 Beyond Ordering levert commercieel redelijke inspanningen om de SaaS-oplossing 24/7 beschikbaar te stellen met een Beschikbaarheid op maandbasis van ten minste 99,9%.

3.2 De Beschikbaarheid wordt gemeten buiten het Maintenance Window. Onderbrekingen korter dan 10 minuten tellen niet mee, evenmin als onbeschikbaarheid door:

onjuist, ondeskundig of excessief gebruik door de Klant, Gebruikers of Bezoekers, of een overtreding van de gebruiksvoorwaarden;
storingen in de infrastructuur binnen het datacenter of een Incident bij Firebase of een andere Service Provider;
storingen in communicatielijnen, dataverbindingen, systemen of netwerken buiten het datacenter, of beheerd door de Klant;
software die niet van Beyond Ordering afkomstig is, of werkzaamheden van derden;
overmacht.

Artikel 4: Onderhoud

4.1 Preventief Onderhoud gebeurt binnen het Maintenance Window: op Werkdagen tussen 8.00 en 18.00 uur, en nooit tijdens een lopende Opdracht van de Klant waarvan Beyond Ordering vooraf op de hoogte is gebracht.

4.2 Noodzakelijk Onderhoud buiten het Maintenance Window wordt, waar mogelijk, ten minste 2 uur vooraf gemeld, met een beschrijving van de werkzaamheden, de verwachte duur en de gevolgen. Zeer kritieke Incidenten die geen uitstel verdragen, worden zonder aankondiging zo snel mogelijk opgelost; de Klant ontvangt achteraf een beschrijving van de ingreep.

4.3 Beyond Ordering mag innovaties, updates en upgrades doorvoeren binnen het Maintenance Window en informeert de Klant tijdig over wijzigingen die relevant zijn voor zijn gebruik.

Artikel 5: Support

5.1 De Klant biedt eerstelijnssupport aan Bezoekers en Gebruikers. Vragen die de Klant niet kan oplossen, worden doorgegeven aan de helpdesk van Beyond Ordering, die beslist of rechtstreeks contact met een Bezoeker nodig is.

5.2 Support omvat niet: configuratie van systemen, hardware of netwerken die niet door Beyond Ordering zijn geleverd; koppelingen met software van derden; conversie of import van bestanden; ondersteuning van software van derden; training of consultancy die niet in de Offerte is opgenomen; herstel van databestanden; werkzaamheden aan het netwerk of de internetverbinding; en ondersteuning van niet-ondersteunde systemen of omgevingen.

Artikel 6: Incidenten en Severity Levels

6.1 Beyond Ordering reageert op een Incident dat de Klant meldt volgens het Severity Level, op voorwaarde dat de Klant het Incident voldoende duidelijk beschrijft of reproduceert, bijvoorbeeld met een screenshot. Een Incident is opgelost wanneer uit een test door Beyond Ordering blijkt dat het gemelde Incident niet meer bestaat.

Severity Level 1: de SaaS-oplossing is kritiek verstoord of volledig onbeschikbaar voor alle Gebruikers en kan niet op een alternatieve wijze worden hervat.
Severity Level 2: een belangrijke functionaliteit is niet of niet volledig beschikbaar of werkt niet goed, waardoor het normale gebruik wordt belemmerd, terwijl de SaaS-oplossing nog beschikbaar is.
Severity Level 3: een Incident dat geen Severity Level 1 of 2 is en weinig of geen invloed heeft op de werking of beschikbaarheid.

6.2 De Partijen kunnen in onderling overleg een ander Severity Level toekennen.

Artikel 7: Service Levels

7.1 Incidenten worden gemeld via de volgende kanalen:

E-mail – Severity Level 2 en 3: tijdens Kantooruren;
Telefoon, videocall of WhatsApp – Severity Level 1 en 2: tijdens Kantooruren en tijdens de openingsuren van een lopende Opdracht;
Geplande ondersteuning ter plaatse: betalend tenzij anders overeengekomen, vooraf afgesproken en opgenomen in de Offerte;
Noodhulp ter plaatse – Severity Level 1: tijdens Kantooruren en tijdens de openingsuren van een lopende Opdracht. Blijkt het Incident achteraf niet aan Beyond Ordering toe te rekenen, dan kunnen de kosten worden doorgerekend.

7.2 Streeftijden voor de Responstijd:

Severity Level 1: binnen 1 uur tijdens Kantooruren en tijdens de openingsuren van een lopende Opdracht; anders binnen 2 uur na het begin van de volgende Kantooruren;
Severity Level 2: binnen 1 Werkdag, en tijdens een lopende Opdracht binnen 4 uur;
Severity Level 3: binnen 5 Werkdagen.

7.3 Streeftijden voor de Reparatietijd:

Severity Level 1: Tijdelijke Oplossing zo snel mogelijk; Permanente Oplossing in de eerstvolgende update;
Severity Level 2: Tijdelijke Oplossing binnen 10 Werkdagen; Permanente Oplossing in de eerstvolgende update;
Severity Level 3: Tijdelijke Oplossing binnen een redelijke termijn; Permanente Oplossing naar beoordeling van Beyond Ordering.

7.4 De Responstijden en Reparatietijden zijn streeftijden en geen fatale termijnen. Een overschrijding leidt niet rechtstreeks tot aansprakelijkheid. Bij overschrijding kan de Klant escaleren per e-mail aan info@beyondordering.com, met vermelding “Escalatie” en de referentie van het Incident.

Artikel 8: Contactgegevens helpdesk

E-mail: support@beyondordering.com
WhatsApp (bericht): +32 9 396 90 49
Telefoon: +32 9 396 90 49
Persoonlijke contactpersoon: indien van toepassing, vermeld in de Offerte.

Bijlage 2 – Verwerkersovereenkomst

Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing wanneer Beyond Ordering (de “Verwerker”) in het kader van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant (de “Verwerkingsverantwoordelijke”). Zij maakt integraal deel uit van de Overeenkomst, zonder dat een afzonderlijke ondertekening nodig is. Op verzoek van de Klant kan zij ook afzonderlijk worden ondertekend.

Artikel 1: Onderwerp en rolverdeling

1.1 Deze Verwerkersovereenkomst regelt uitsluitend de verwerking van persoonsgegevens door de Verwerker in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke, overeenkomstig artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1.2 De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking. De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, waaronder de Overeenkomst en de configuratie van de SaaS-oplossing.

Artikel 2: Details van de verwerking

2.1 Onderwerp: ondersteuning van bestel-, betaal-, oplaad- en refundfunctionaliteiten.

2.2 Doeleinden: uitvoering van bestellingen, transacties en Refunds, klantenondersteuning en beveiliging van de diensten.

2.3 Duur: de looptijd van de Overeenkomst, verlengd met de wettelijke bewaartermijnen.

2.4 Categorieën betrokkenen:

Bezoekers die bestel-, betaal-, oplaad- of refundfunctionaliteiten gebruiken;
Gebruikers met een Account op het platform;
personen die via supportkanalen contact opnemen over bestellingen, opladingen of Refunds.

2.5 Categorieën persoonsgegevens:

contactgegevens: e-mailadres en, indien opgegeven, telefoonnummer;
refundgegevens: IBAN en naam van de rekeninghouder, uitsluitend voor Refunds;
identificatiecodes van cashless dragers en QR-codes, voor zover herleidbaar tot een betrokkene;
accountgegevens van Gebruikers: naam, e-mailadres en gebruikslogs;
technische gegevens: IP-adres en andere technische identificatoren, voor zover deze als persoonsgegevens kwalificeren.

2.6 Transactie- en ordergegevens, zoals orderinhoud, bedragen, tijdstippen en transactie-ID’s, zijn op zichzelf geen persoonsgegevens, tenzij zij gekoppeld worden aan een identificeerbare betrokkene.

Artikel 3: Verplichtingen van de Verwerker

3.1 De Verwerker:

verwerkt persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, en meldt het onverwijld als een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG;
zorgt dat personen met toegang tot persoonsgegevens tot vertrouwelijkheid zijn gehouden;
treft passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen;
meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld en uiterlijk binnen 48 uur na vaststelling aan de Verwerkingsverantwoordelijke, met de informatie die nodig is voor een eventuele melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit;
verleent redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en andere verplichtingen onder de AVG;
stelt alle redelijkerwijs noodzakelijke informatie ter beschikking om de naleving van deze Verwerkersovereenkomst aan te tonen.

Artikel 4: Subverwerkers

4.1 De Verwerkingsverantwoordelijke verleent algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De Verwerker legt hen verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan deze Verwerkersovereenkomst.

4.2 De Verwerker maakt op dit moment gebruik van de volgende subverwerkers: Google Cloud / Firebase (hosting en databank), Brevo (e-mails) en Naxai (sms’en, voorheen RingRing). De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke vooraf over het toevoegen of vervangen van subverwerkers. De Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken.

4.3 PSP’s en banken treden op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor hun eigen verwerking en vallen daarvoor niet onder deze Verwerkersovereenkomst.

4.4 Integraties met Service Providers die de Verwerkingsverantwoordelijke kiest of activeert, zoals ticketing- of statiegeldplatformen, gelden als een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke. Die Service Providers zijn geen subverwerkers van de Verwerker. De Verwerkingsverantwoordelijke regelt de verwerking door die partijen zelf met hen.

Artikel 5: Doorgifte buiten de EER

5.1 Persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in datacenters binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Vindt een verwerking buiten de EER plaats, dan gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen volgens hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Artikel 6: Verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke

6.1 De Verwerkingsverantwoordelijke staat in voor een geldige rechtsgrond voor de verwerking, voor de correcte informatie aan de betrokkenen en voor de rechtmatigheid van zijn instructies.

Artikel 7: Audit

7.1 De Verwerkingsverantwoordelijke kan maximaal één keer per jaar een audit laten uitvoeren, na een redelijke voorafgaande aankondiging, op eigen kosten en zonder de bedrijfsvoering van de Verwerker onredelijk te verstoren.

Artikel 8: Einde van de verwerking

8.1 Na het einde van de Overeenkomst en de termijn van artikel 11.6 van de Algemene Voorwaarden wist de Verwerker de persoonsgegevens, of bewaart hij ze uitsluitend in geanonimiseerde vorm, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaring vereist.

Artikel 9: Slotbepalingen

9.1 Bij strijdigheid inzake de verwerking van persoonsgegevens heeft deze Verwerkersovereenkomst voorrang op de andere documenten die de Overeenkomst vormen. De aansprakelijkheid onder deze Verwerkersovereenkomst valt onder artikel 6 van de Algemene Voorwaarden, behalve voor zover dwingend recht dit verbiedt. Op deze Verwerkersovereenkomst is het Belgisch recht van toepassing.

Bijlage 3 – Integraties

Artikel 1: Overzicht

1.1 Deze Bijlage geeft een overzicht van de Service Providers waarmee de SaaS-oplossing geïntegreerd is. Welke integraties voor een Opdracht worden gebruikt, staat in de Offerte. Elke Service Provider levert zijn diensten onder zijn eigen voorwaarden. Deze Bijlage is informatief: Beyond Ordering kan ze op elk moment bijwerken zonder de procedure van artikel 1.4 van de Algemene Voorwaarden.

Hosting

Firebase (Google) (hosting en databank): voorwaarden · SLA · status

Communicatie

Brevo (e-mails): voorwaarden · status
Naxai (sms’en, voorheen RingRing): voorwaarden · status

Betalingen (PSP)

Viva (PSP): voorwaarden · status
Pay. (PSP): voorwaarden · status
Adyen (PSP): voorwaarden · status
Mollie (PSP): voorwaarden · status
MultiSafepay (PSP): voorwaarden · status
CCV (PSP): voorwaarden · status (online betalingen)
Bancontact Pay (PSP, voorheen Payconiq): voorwaarden handelaars

Ticketing

Tickoweb (ticketing): voorwaarden
See Tickets (ticketing, Eventim): voorwaarden
Ticket Monster (ticketing): privacy

Waarborgsystemen

Borro (digitaal statiegeld voor herbruikbare recipiënten): voorwaarden · privacy

Versie oktober 2026, van toepassing vanaf 1 november 2026