Cashless op de Student Kick-off Gent: 35.000 studenten, één avond, geen tijd te verliezen

De uitdaging: geen tijd te verliezen aan de bar

Elk jaar zet Gent het academiejaar in met de Student Kick-off, het grootste studentenfestival van Vlaanderen. Maar liefst 35.000 studenten komen samen op het Sint-Pietersplein. Tijdens de piekuren, tussen 20:00 en 00:30 uur, draaien alle barren op volle toeren. Een traag of haperend betaalsysteem is dan geen optie.

De organisatie is sterk en strak georganiseerd, maar heeft maar één kans om haar omzet te realiseren. De toegangsprijs is symbolisch (€1) en gaat voor 100% naar goede doelen. Partner- en sponsorinkomsten dekken de productie niet volledig. Een razendsnelle bestel- en betaalflow is dus essentieel om het evenement financieel te dragen.

Daarnaast wilde de organisatie studenten extra voordeel geven, via gerichte drankpromo’s en een inruilactie voor de herbruikbare bekers. Dat moest gebeuren in samenwerking met partners en lokale horeca, en zonder dat het de organisatie extra geld kostte.

De oplossing met Beyond Ordering

Dat het evenement voor en door studenten wordt georganiseerd, betekent niet dat het er amateuristisch aan toe gaat. Integendeel: van voorbereiding tot productie laat de organisatie niets aan het toeval over, en alles steunt op duidelijke communicatie. Dat is precies de omgeving waarin wij ons als team thuis voelen, en waar ons cashless betaalsysteem echt tot zijn recht komt.

Hybride cashless betalen: bankkaart voor de meesten, cashless card voor de rest

Slechts een kleine groep studenten betaalde nog met cash. Voor hen waren er gecentraliseerde event kassa’s waar ze een gepersonaliseerde cashless card konden opladen. Vriendengroepen gebruikten die kaart vaak als handige ‘groepspot’. Alle anderen betaalden rechtstreeks aan de bar met hun bankkaart of smartphone, zonder op te laden en zonder aan te schuiven.

Interne tegoeden voor crew en partners

De organisatie zette dezelfde cashless cards ook in voor de eigen crew en partners. Via interne tegoeden konden medewerkers gecontroleerd consumeren. De voorraadregistratie en stockcontrole bleven in de backoffice altijd correct, zonder dat die consumpties als omzet in de boeken kwamen. Sponsortegoeden werden op dezelfde manier overzichtelijk in omloop gebracht.

Contactloos betalen als norm: bankkaart, Apple Pay en Google Pay

Bij dit jonge publiek zien we een duidelijke stijging van wallet-betalingen. Daarom kozen we bij de 105 all-in-one betaalterminals bewust voor een grote meerderheid aan puur contactloze toestellen: 85 mobiele terminals (waarvan 75% puur contactloos) en 20 terminals in stand. Ze verwerken bankkaarten, cashless cards, Apple Pay en Google Pay in een oogwenk. Een extra voordeel: puur contactloze toestellen hebben geen watergevoelige kaartgleuf. Daardoor zijn ze robuuster bij regen, spetters en drukte aan de toog.

Data-gedreven beheer van vrijwilligers, hardware en herbruikbare bekers

Met het real-time Beyond Ordering dashboard stuurde het F&B kernteam het evenement volledig op data. Per toog volgde het de prestaties van elk toestel én elke medewerker. Dreigde er ergens een tekort aan dranken of bekers? Dan kon de organisatie meteen bijvullen. Ook het complexe beheer van de herbruikbare bekers, die tegelijk verkocht, geruild en ingezameld werden, bleef dankzij het kassasysteem overzichtelijk.

Time is money: tijdgevoelige drankpromo’s

Voor studenten telt elke euro. Daarom werkte de Student Kick-off met tijdgevoelige promoties, zoals 2+1, 1+1 of 3+1 op specifieke producten en uren. Die promo’s werden vooraf geprogrammeerd in ons online platform. Zodra het actiemoment aanbrak, stonden ze automatisch actief op de juiste terminals, om daarna weer netjes te verdwijnen.

Herbruikbare bekers: de laatste beker wordt een promobon

Ook de inzameling van de laatste herbruikbare beker werd slim aangepakt. In plaats van de €1 waarborg terug te betalen, kregen studenten voor hun laatste beker een promobon voor de partnercafés in de stad. Dat is een win-win-win: extra drankwaarde voor de student, minder logistiek voor de organisatie en extra bezoekers voor de lokale horeca.

Het grootste voordeel zit in de afrekening. Ons systeem registreerde elke uitgegeven bon, naast elke beker die verkocht of aan de bar ingeruild werd. Zo kon de waarborg achteraf tot op de cent worden afgerekend: wat verkocht werd, wat teruggebracht werd en wat werd omgezet in een promobon. Er bleef geen onduidelijk saldo over.

Het resultaat: rust aan de bar

Studenten betaalden snel en eenvoudig, ook tijdens de piekuren. De organisatie kreeg een sluitende waarborgrapportage en kon de promo’s en de beker-inruil inzetten zonder extra kost. Dankzij onze full service was het kernteam op de drukste momenten volledig ontzorgd.

FAQ

‍Waarom is een cashless betaalsysteem cruciaal voor grote evenementen?‍

Het zorgt voor een snellere doorstroom aan de bar, met kortere wachtrijen en meer verkoop per uur. Daarnaast is het veiliger dan cash, en geeft de software je real-time inzicht in verkoop en voorraad.

Kunnen bezoekers op een evenement gewoon met bankkaart, Apple Pay of Google Pay betalen?‍

Ja. Op de Student Kick-off betaalde het grote merendeel rechtstreeks aan de bar (open loop). Voor wie met cash betaalt, was er een cashless card die aan de event kassa’s werd opgeladen.

Hoe helpt het systeem bij het beheer van herbruikbare bekers?‍

Onze terminals registreren de uitgifte, inname en wissel van bekers direct. De laatste beker werd niet digitaal terugbetaald, maar ingeruild voor een promobon van een partnercafé. Het systeem registreerde dat exact, wat de organisatie een sluitende waarborgrapportage opleverde.

Hoe werken drankpromo’s zoals 2+1 of 1+1 op een cashless evenement?‍

Je programmeert de promo’s in het online platform, op het afgesproken moment komen ze actief en daarna verdwijnen ze weer, zonder dat het barpersoneel iets hoeft aan te passen.

Hoe beheer je tegoeden voor crew en partners?‍

Via interne tegoeden op cashless cards. Medewerkers en partners consumeren gecontroleerd, de stockregistratie blijft correct en de consumpties tellen niet mee als omzet.

Bood Beyond Ordering ook on-site ondersteuning tijdens het evenement?‍

Ja, de organisatie koos voor onze full service: van levering en installatie van de hardware tot een briefing voor de medewerkers, on-site support en live monitoring tijdens het event. Na afloop haalden we alle hardware op en hielpen we bij de rapportage.

‍