De uitdaging: Foutloze barflow, branding en het scheiden van interne verbruiken

Voor een open air festival zoals Maatwerk Festival is een vlot verloop aan de bars cruciaal om wachtrijen te voorkomen en de festivalervaring optimaal te houden. Naast een snelle betaalstroom zocht de organisatie naar een manier om hun unieke festival-branding door te trekken naar de betaalmiddelen zelf.

De grootste administratieve uitdaging lag echter achter de schermen: het beheren van de interne consumpties voor medewerkers, crew en artiesten. Traditioneel zorgen drankbonnen of gratis crew-kaarten voor grijze zones in de boekhouding. Maatwerk Festival zocht een sluitend systeem waarbij deze interne verbruiken strikt gescheiden bleven van de werkelijke publieksomzet in de eindrapportage, aangezien deze verbruiken logischerwijs niet in de omzetcijfers thuishoren.

De oplossing met Beyond Ordering

Maatwerk Festival koos voor een volledig op maat ingericht closed-loop systeem om logistieke rust en administratieve perfectie te realiseren:

Cashless kaarten in eigen design

Bezoekers betaalden via een veilig closed-loop systeem met fysieke cashless kaarten. Deze kaarten werden volledig ontworpen in de unieke look & feel van Maatwerk Festival, wat zorgde voor een premium merkbeleving voor de festivalgangers.

Compacte en strategische hardware

Er werd gekozen voor een efficiënte hardware-setup met terminals in stand en mobiele all-in-one terminals. Zo kunnen bars, top-up points en foodtrucks elk zijn gewenste vormfactor gebruiken.

Geautomatiseerde interne tegoeden

Medewerkers en artiesten kregen eveneens een cashless kaart overhandigd, maar dan voorzien van een intern tegoed. Deze verbruiken werden digitaal geregistreerd, waardoor fysieke drankbonnen overbodig werden.

Slimme splitsing in het beheersplatform

In de backoffice van Beyond Ordering werden de interne tegoeden direct en automatisch gefilterd en apart gezet. Omdat deze consumpties niet als omzet mochten worden verrekend, bood het platform direct een glashelder overzicht van de pure publieksinkomsten versus de gemaakte crew-kosten.

Het resultaat: Waterdichte rapportage en een feilloze festivalflow

Dankzij het cashless platform verliep het festival zowel vóór als achter de bar vlekkeloos:

100% zuivere omzetrapportage

Geen handmatige nacalculaties meer om crew-consumpties van de winst af te trekken. Het beheersplatform leverde direct na afloop een sluitende rapportage, perfect opgesplitst per type verbruik.

Optimale bar-efficiëntie

Door de meest efficiënte vormfactor te kiezen slaagt het festival erin om de beste oplossing op elke locatie te voorzien

Professionele uitstraling en controle

De branded kaarten gaven het festival een professionele uitstraling, terwijl het digitale beheer van artiesten- en crew-tegoeden misbruik, fraude of verlies uitsloot.