De uitdaging: oplopende personeelsdruk en de zoektocht naar operationele efficiëntie

Zomerbars moeten pieken tijdens het hoogseizoen. De sfeer zit vaak goed en het terras stroomt snel vol, maar het efficiënt organiseren van personeel op de vloer blijft elk jaar een grote uitdaging. Lange wachttijden tot er een ober aan tafel verschijnt, miscommunicatie bij de orderopname en openstaande rekeningen die aan het einde van de avond niet kloppen, drukken de marges.

Zomerbar Bloom zocht naar een betrouwbare oplossing om de werking lichter, sneller en foutloos te organiseren. Het doel? Meer gedaan krijgen met minder handen, de servicecapaciteit verhogen tijdens topdrukte en tegelijkertijd een sluitende controle behouden over de actuele voorraad — zonder in te boeten op gastvrijheid.

De oplossing met Beyond Ordering

Zomerbar Bloom digitaliseerde haar terraswerking en verwerkt vandaag de dag meer dan 95% van de bestellingen volledig via het slimme QR-platform:

1. Locatiegevoelige QR-bestelflow

‍Op elke tafel van Bloom ligt een gepersonaliseerde, locatiegevoelige QR-code. Gasten scannen deze eenvoudig met hun smartphone en bestellen en betalen direct online op hun eigen tempo. Wachten op een ober of aanschuiven aan de bar is verleden tijd.‍

2. Automatische en gerichte bon-routing

Zodra een bestelling geplaatst is, splitst het systeem deze automatisch op. De bar en de keuken ontvangen via bonnen op maat uitsluitend de items die zij moeten bereiden. Dit zorgt voor maximale rust en efficiëntie op de servicepunten.

3. Foutloze runner-flow

Omdat alle online orders vooraf digitaal zijn afgerekend, hoeven medewerkers (runners) de drankjes en hapjes alleen nog maar uit te lopen. Dankzij de exacte tafelkoppeling in de software is er geen enkele verwarring over tafelnummers of producten.

4. Hybride kassa-integratie

Voor gasten die de voorkeur geven aan persoonlijk contact, blijft de ober beschikbaar. Het barpersoneel voert deze bestellingen handmatig in via de all-in-one terminal. Deze cash- en kaartbetalingen lopen in de backoffice naadloos samen met de online QR-flow.

Het resultaat: Een rendabele exploitatie en rust op de werkvloer

De transitie naar het platform van Beyond Ordering heeft de zomerbar operationeel en financieel geoptimaliseerd:

1. Directe besparing op personeelskosten

‍Door de automatisering van het bestel- en betaalproces is er ruim 25% minder personeel nodig op het terras, terwijl de doorstroming en de omzet per tafel stijgen.

2. 100% correcte en betaalde orders

Geen misverstanden meer door miscommunicatie en nul risico op onbetaalde of openstaande rekeningen aan het einde van de rit.‍

3. Realtime stock- en databeheer

Het management heeft 100% live inzicht in de beschikbaarheid per product en per servicepunt. Deze realtime performance-data maakt het mogelijk om het aanbod en de personeelsbezetting direct en feitelijk bij te sturen.

‍