Brussels Urban Sessions: sponsors activeren aan de bar

De uitdaging: F&B is onvoorspelbaar, maar onmisbaar

Een sportevent organiseren vraagt een stevig budget. De inkomsten uit food & beverage zijn onvoorspelbaar, maar wel onmisbaar. Daarom wil Urban Sessions alles uit zijn partners halen. Sponsors en ticketingpartners horen niet alleen op een banner, ze moeten ook iets betekenen voor de bezoeker.

Tegelijk werkt de organisatie met een klein team en een beperkt budget. Een digitaal platform mag dus geen extra middelen of extra werk vragen.

• Hoe activeer je sponsors op een manier die bezoekers echt merken?
• Hoe zet je acties op zonder extra werk voor een klein team?
• Hoe leer je van elke editie, en stuur je bij tijdens het event?

De aanpak

Een fastlane voor wie met Payconiq betaalt

In enkele edities konden bezoekers die met Payconiq (vandaag Bancontact Pay) betaalden de wachtrij aan de bar overslaan, via een fastlane: show & go. Een voordeel voor de bezoeker, en zichtbaarheid voor de betaalpartner op het drukste punt van het terrein.

Tegoed in het ticketpakket

Cera-klanten kregen bij hun ticket een QR-voucher met een vrij te besteden tegoed aan de bars en foodtrucks. Een pakketdeal die de sponsor activeert en de bezoeker meteen naar de bar brengt.

Acties aan en uit, wanneer jij dat wil

In het beheerplatform activeert de organisator zelf de acties en vouchers die hij nodig heeft: per editie, per partner, per actie en per tijdstip. Geen ontwikkelwerk, geen extra personeel.

Leren van elke editie

Het platform bewaart de inzichten over de edities heen: verkoop, operationele elementen, pieken en patronen in het verbruik. Zo zet Urban Sessions elke editie scherper. En tijdens het event schakelt het team bij waar de monitoring dat aangeeft.

Ondersteuning op afstand

Het team van Urban Sessions kent het platform intussen door en door. Beyond Ordering ondersteunt op afstand: snel bereikbaar, zonder extra team op het terrein.

Resultaat

Het resultaat: acties die aanslaan

De acties worden gesmaakt: veel bezoekers kozen voor de fastlane of gebruikten hun voucher. Sponsors kregen zichtbaarheid aan de bar. En de organisatie kreeg inzicht in haar inkomsten, tijdens én na het event.

Wat je meeneemt voor jouw event

• Maak je sponsors zichtbaar waar bezoekers echt komen: aan de bar. Een fastlane of een tegoed doet meer dan een banner.
• Bundel een tegoed met het ticket via een QR-voucher. Het brengt bezoekers naar de bar, en het gebruik is meetbaar.
• Bouw over edities heen. Gebruik de inzichten van vorig jaar om je volgende editie scherper te zetten.

FAQ

Hoe activeer je sponsors aan de bar van een event?

Geef de sponsor een rol in de bestel- of betaalflow. Bijvoorbeeld een fastlane voor wie met de betaalpartner betaalt, of een QR-voucher met tegoed die klanten van een sponsor samen met hun ticket krijgen. In het beheerplatform zet je zulke acties zelf aan en uit, per editie en per tijdstip.

Welk kassasysteem past bij een klein eventteam?

Een systeem dat je zelf beheert, zonder extra personeel. Bezoekers betalen met hun eigen kaart of smartphone aan mobiele all-in-one terminals. Vouchers en acties stel je in via het platform, en de ondersteuning kan op afstand.

Hoe gebruik je data om een terugkerend event te verbeteren?

Vergelijk je edities: verkoop, piekmomenten, verbruik per bar en het gebruik van acties. Zo zie je wat werkt en waar je moet bijsturen. Tijdens het event toont de monitoring live waar je moet bijschakelen.