Golazo host het WK Hockey: een productie op wereldniveau, ook aan de bar

De uitdaging: elke match een uitmatch

Voor de bar was elke wedstrijd een thuismatch. Voor de bezoeker was het telkens een uitmatch. Wie uit de Verenigde Staten of Zuid-Afrika komt, heeft geen Bancontact op zak. En geen zin om aan te schuiven aan een kassa om eerst jetons of tegoed te kopen.

Golazo legde de lat hoog. Elke verkoop en elke refund moest vlekkeloos verlopen, voor elke bezoeker. Daar kwamen drie vragen bij:

• Hoe laat je iedereen betalen met wat hij op zak heeft, ook met cash?
• Hoe krijgt een bezoeker zijn bekerwaarborg terug, ook als hij morgen het land uit vliegt?
• Hoe stuur je twee weken met wisselende publieks- en VIP-events, met cateringpartners en operationele teams die elk hun eigen deel willen zien?

Oplossing

De aanpak: samen vooraf de juiste keuzes maken

Samen met Golazo tekenden we vóór het toernooi het betaalscenario uit: welke betaalmiddelen aan de bar, hoe cash binnenkomt, welke refundflow primair is en wie wat ziet in het platform. Zo stond alles klaar voor de eerste bal.

Hybride betalen: elke kaart werkt aan de bar

Op elk van de 90+ all-in-one terminals betaalde de bezoeker direct met zijn eigen betaalmiddel. Een Amerikaanse creditcard, een Zuid-Afrikaanse Visa of een Amex. Ook Apple Pay, Google Pay en Revolut werkten op elk toestel. Op hetzelfde toestel werkt ook de cashless card, voor wie met cash oplaadde of als crewlid tegoeden kreeg. Eén ecosysteem, één overzicht.

Cash zonder kassa: de cash-automaat

Wie toch met cash wou betalen, laadde zijn cashless card zelf op aan de cash-automaat. Biljet erin, saldo op de kaart, en via het touchscreen meteen zijn saldo bekijken. Voor de organisator betekent dat: geen cash aan de bar, geen kassa om te bemannen en geen geld om te tellen.

De waarborg terug, op drie manieren

Bij elke aankoop werd de waarborg voor de beker meteen mee aangerekend. Bij het verlaten van het terrein ruilde de bezoeker zijn beker in. Zijn geld kreeg hij op een van deze drie manieren terug:

• QR Refund: de standaardflow, ideaal voor Europese bezoekers. Zonder extra transactiekosten voor bezoeker en organisator, en met een fraudecheck vóór de uitbetaling.
• Retourpin: de back-up voor internationale bezoekers. De waarborg gaat meteen terug naar hun bank- of creditcard. Geld terug, ervaring compleet.
• Restsaldo op de cashless card: aan te vragen via de QR-code op de kaart en uitbetaald in dezelfde refundperiode als de QR Refund.

Eén platform, veel partijen, ieder zijn eigen zicht

Een WK zijn eigenlijk veel events in één: publiekswedstrijden, VIP-momenten, partners en teams. Daarom werkten we multi-tenant, met rechten op maat.

• Scenario's: met prijslijsten, devicebeheer en monitoring schakelde Golazo snel tussen publieks- en VIP-events, zonder hardware te verplaatsen.
• Gebruikers: elke medewerker kreeg rechten volgens zijn rol (configuratie, monitoring, analyse of support). Zo doet iedereen zijn job, zonder gevoelige data te zien die hij niet nodig heeft.
• Partners: cateringpartners kregen een eigen dashboard met dezelfde realtime info over hun deel van het toernooi.

Resultaat

Het resultaat: de vinger aan de pols, twee weken lang

Golazo volgde elke bar, elk toestel en elk segment in realtime en kreeg na afloop een sluitende rapportage per segment. Bezoekers betaalden met wat ze op zak hadden en kregen hun waarborg terug, waar ze ook naartoe reisden. En partners keken mee op hun eigen cijfers, zonder dat iemand Excels moest doorsturen.

Wat je meeneemt voor jouw event

• Ontvang je een internationaal publiek? Kies hybride. Open loop voor het gemak van de eigen kaart, closed loop voor cash en tegoeden.
• Bepaal vooraf je primaire refundflow en voorzie een back-up die past bij je publiek.
• Geef elke partij zijn eigen zicht op de cijfers. Niet meer, niet minder.

FAQ

Wat zijn hybride betalingen op een evenement?

Hybride betalen combineert open loop (bankkaart, creditcard, Apple Pay, Google Pay) met closed loop (cashless cards en QR-vouchers) op hetzelfde toestel. Zo verwerk je betalingen met de eigen kaart, cash via cashless cards, crewtegoeden en partnertegoeden in één ecosysteem.

Hoe laat je bezoekers met cash betalen op een cashless event?

Met een cash-automaat. De bezoeker laadt zelf zijn cashless card op met biljetten en bekijkt zijn saldo op het touchscreen. Het geld zit veilig in de kluis van de automaat. Je hebt geen cash aan de bar en geen kassa te bemannen.

Hoe krijgen internationale bezoekers hun bekerwaarborg terug?

Je kiest vooraf een primaire refundflow, meestal QR Refund, en voorziet alternatieven zoals Retourpin, waarbij de waarborg meteen teruggaat naar de bank- of creditcard. Per toestel bepaal je welke flow actief is, afhankelijk van de locatie en de operator. Zo verloopt het grootste deel via QR Refund en vangt de support de rest op.