De Uitdaging: Snelheid aan de bar en het beheer / refund van herbruikbare bekers

Tijdens stadsbrede, publieke evenementen zoals Carnaval Breda, Koningsdag, Spinola Live, Breda Jazz Festival en Havenfeesten transformeren de horecagelegenheden en pleinen in Breda in grootschalige stadsfestivals. Met gigantische bezoekersstromen zijn snelheid en betrouwbaarheid van het betaalsysteem absolute topprioriteiten: elke seconde vertraging bij het pinnen kost immers direct omzet.

Daarnaast spelen herbruikbare bekers een steeds grotere rol in de verduurzaming van deze evenementen, maar de logistiek rondom het terugbetalen van de waarborg (statiegeld) brengt enorme operationele uitdagingen met zich mee. Lange wachtrijen bij de inleverpunten, het managen van fysiek wisselgeld en de administratieve lasten maken traditionele beker-refunds complex en inefficiënt in de feestdrukte. Vooral bij een groot en dynamisch publiek is absolute eenvoud cruciaal.

De Oplossing met Beyond Ordering

Spinola, De Huiskamer, De Markt en HolyMoly kozen voor het stabiele open-loop platform van Beyond Ordering om zowel de verkoop- als de refundstroom volledig te digitaliseren:

Razendsnel en betrouwbaar pinnen

Dankzij de krachtige all-in-one mobiele terminals konden bezoekers aan de bars direct, veilig en in een fractie van een seconde contactloos betalen. Dit zorgde voor een vlekkeloze, constante barflow zonder downtime op de drukste piekmomenten.

Innovatieve QR Refund voor waarborgen

Om de logistieke druk van de herbruikbare bekers op te lossen, werd het slimme QR Refund-systeem geïmplementeerd. In plaats van ingewikkeld gedoe met contant geld aan de bar, verloopt de teruggave nu volledig digitaal en geautomatiseerd op de achtergrond. Daarnaast kon de verkoop en omruiling van de bekers aan elke bar gemonitord worden via de monitoring app

Centraal realtime dashboard

De organisatie behield via het centrale platform continu het overzicht op zowel de realtime omzet als de exacte retourstatistieken van de bekers, naast de verkoop- en performance cijfers per toestel, per locatie.

Hoe werkt het QR Refund-systeem in de praktijk?

1. De bezoeker brengt zijn herbruikbare bekers naar een strategisch inzamelpunt.
2. De medewerker telt en bevestigt het aantal bekers op het toestel, waarna er direct een unieke, fraudebestendige QR-refund bon wordt geprint.
3. De bezoeker scant de QR-code met zijn smartphone en vult (ter plaatse of later thuis) zijn bankgegevens in — zonder dat er een app gedownload hoeft te worden.
4. De terugbetaling van de waarborg wordt vervolgens automatisch en veilig op de bankrekening gestort.

Waar maakt dit het verschil?

1. Cashflow: aangezien de uitbetaling na verzilvering van de QR Refund bon door de consument gebeurd, moet er geen enkele euro voorgeschoten worden.
2. Fraude-bescherming: als organisatie kan je controleren wie de refunds claimt en optreden indien er fraude door medewerkers of bezoekers zou gebeuren. Waarbij de uitbetaling geannuleerd wordt.
3. Offline buffering: ieder refundtoestel bevat zijn tegoeden lokaal, wat eventuele netwerkstoringen buffert.

Het resultaat: Geen wachtrijen, 100% cashless efficiëntie

De transitie naar de technologie van Beyond Ordering bracht rust, structuur en duurzaamheid op de drukst bezochte dagen van het jaar:

• Geen lange wachtrijen: Bezoekers hoeven niet onnodig lang te wachten aan de bar of bij de inleverpunten om hun waarborg terug te krijgen, wat de algehele festivalervaring aanzienlijk verbetert.
• Cashless en veilig: Geen risico op fouten of administratief gedoe met fysiek wisselgeld in de feestdrukte. De bars en inzamelpunten werken sneller en veiliger.‍
• Operationele ontlasting & Duurzaamheid: Het stimuleren van correct bekergebruik gaat nu hand in hand met een minimale werklast voor het barpersoneel. De administratieve afhandeling verloopt volledig geautomatiseerd.