De uitdaging: Traditie van bonnen voor bezoekers en medewerkers doorbreken

Couleur Café hecht enorm veel belang aan zijn medewerkers, vrijwilligers en bezoekers. Daarbij beseffen ze dat digitalisering op niveau van systemen en betalingen ook voor hen een drempel kan vormen. Niet enkel zorgt dit voor een aangepaste manier van werken, maar het zorgt productioneel voor een extra aandachtspunt qua beheer.

Verder is Couleur Café een gevestigde waarde in het Belgische festivallandschap, maar staan ook voor hen de marges onder druk door bijkomende regels en stijgende productiekosten.

1. Introductie van herbruikbare bekers

Hierin zit zowel een logistieke, maar ook een financiële uitdaging. Waar de essentie zit op een efficiënt gebruik van de bekers met beperking van verliespercentage omwille van wetgeving en kostprijs.

2. Stijgende productiekosten met vaste bezoekersaantallen

Afgelopen edities verkopen telkens uit, maar door de beperking in ruimte staan de bezoekersaantallen vast. Daarom is de zoektocht naar extra budget en extra besteding per persoon een jaarlijks aandachtspunt

3. Veranderd betaalgedrag bij de bezoekers

Waar er vroeger procentueel nog heel veel cash in omloop was, ziet ook Couleur Café een enorme toename van het elektronisch betalen bij zijn bezoekers.

De oplossing met Beyond Ordering

Naar aanleiding van de toename in digitale betalingen sinds 2020, zagen we de unieke kans om directe betaalmogelijkheden aan de bars toe te voegen én ook commercieel een sponsorship op te waarderen.

Als partner vinden we het essentieel om op elk vlak de juiste adviezen te vertalen in een samenwerking, enkel dit leidt tot een betrouwbaar partnership dat de relatie leverancier-klant overstijgt.
Sinds 2023 hebben we zo jaarlijks een groei kunnen verwezenlijken met ook een bijkomende service en professionalisering van de complete werking. Het oplossingenpakket is gestoeld op onderstaande pijlers die het fundament vormen:

1. Activatie van sponsorship aan elke bar

Wat startte als een optie om direct te bestellen aan enkele bars met betaling van het toenmalige Payconiq en het hedendaagse Bancontact Pay, is uitgegroeid tot een vaste optie aan elke bar (21).
Het gebruiksgemak voor de barmedewerker en bezoeker zijn hier de sleutel tot het succes met als resultaat een toename van deze betalingswijze en dus directe resultaat voor Bancontact Pay en Couleur Café.

2. Digitalisering van de kassa’s en bars

Omdat de traditionele bonnen naast de directe betaalmethode van Bancontact Pay blijven bestaan, was ook hier een digitalisering op zijn plaats. Door het gebruik van de slimme all-in-one terminals aan de bonnenkassa’s kan Couleur Café én zijn financiële auditor real-time elke verkoop monitoren.
Gedaan met manuele rapportage en tellingen, na elke shift heeft iedere verkoper zijn verkoopsrapport met controle op verkochte bonnen, ontvangsten in cash en elektronisch. Naast een optimalisatie van de rapportage, zorgt deze real-time monitoring dat personeel aan kassa’s en bar’s bijgestuurd kan worden.
Zowel tijdens 1 editie als over edities heen zorgt dit voor een optimalisatie van de vrijwilligers én inplanting van kassa’s en bars op basis van de data-analyse.

3. Inzicht in bekergebruik

Door de introductie van de eco-token van aankomst van de bezoeker en de registratie van de bekers aan de bars, zorgt dit voor een maatstaf voor het logistiek en operationeel team. Waarbij een beker automatisch aangerekend wordt indien ze geen eco-token of vuile beker kunnen aanbieden. Via de monitoring van ons platform heeft het eco-team inzicht in de verkoop, verbruik en inzameling per bar om zijn werking op af te stemmen.

4. Monitoring en analyse samen met sterk teamwork

Terwijl onze software- en bijhorende hardware-oplossingen de stabiliteit aan de kassa’s en bars verzorgen, zorgt ons team voor het verschil in deze samenwerking. Door samen met Couleur Café te groeien, verloopt device management support super efficiënt. Maar door steeds over de complete beleving voor de bezoekers, vrijwilliger en organisatie te waken, zorgen we jaarlijks voor een opwaardering. Dit start bij een advies op verdeling (aantallen, locaties) op basis van historische data, maar ook op aanbod (verkoopcijfers, bekers, marges) wordt er steeds een kritische blik gegeven. Deze samenwerking stopt niet bij Couleur Café, maar breidt zicht ook uit naar de partners:
- netwerk > the safe group om de complete dekking voor bars, kassa’s naast het algemene netwerk te voorzien
- brand activations > drank- en andere partners met specifieke configuraties en afzonderlijke rapportage
- accountant, etc > rapportage, analyse tot op elk niveau

Het resultaat: Een digitaal groeiverhaal en stijgende inkomsten

Dit meerjarige partnership bewijst dat digitalisering en traditie elkaar versterken wanneer de operationele basis onwrikbaar is:

1. Aantoonbare omzetstijging

De eenvoud en snelheid van de directe betaalmogelijkheid aan de bar zorgde ervoor dat bezoekers niet alleen sneller, maar ook vaker bestelden. Zo is het gemiddelde bestedingsbedrag per bezoeker doorheen de jaren gestegen, los van het aanbod en de eenheidsprijzen. ‍

2. Duurzame digitale transitie

Van de start in 2023 tot de opeenvolgende edities is het aantal betalingen aan de bar met Bacontact Pay exponentieel gegroeid, wat de druk op de centrale bonnenkassa's aanzienlijk verlaagt.‍

3. Sluitende administratieve controle

Geen grijze zones of handmatige telmarathons achteraf. De op maat gemaakte rapportage biedt een waterdicht financieel overzicht dat direct bruikbaar is voor de accountants en de financiële directie.