Offline cashless op de Lokerse Feesten: 135.000 bezoekers, tien dagen, één systeem

De uitdaging: een systeem dat nooit stilvalt

Tien dagen, 135.000 bezoekers. Een frisse pint en een paardenworst horen erbij. Een ingewikkelde betaalprocedure niet. De organisatie wist vanaf de start wat ze nodig had: één platform dat praat met ticketing en met het eigen crewplatform, en dat blijft werken als het netwerk of de stroom uitvalt. Daarnaast speelden commerciële en maatschappelijke belangen mee. Bancontact Pay was actieve betaalpartner. En het festival wilde goede doelen een vaste plek geven: bezoekers kunnen hun restbedrag eenvoudig doneren.

De oplossing met Beyond Ordering

We ontwierpen de architectuur samen met het kernteam: Food & Beverage, Finance, Partnerships en Communicatie. Zo kregen bezoekers, crew en standhouders een oplossing op maat.

Closed loop: offline first

Op het terrein werkt alles closed loop. Elke top-up, aankoop en refund wordt direct op de cashless card weggeschreven. Zo combineren we de snelheid en stabiliteit van offline betalen met een online wallet, waarin de bezoeker zelf zijn top-ups, aankopen en refunds beheert.

Snel opladen: 3 flows in 1 QR-code

Als organisator wil je zo weinig mogelijk vertraging, zodat bezoekers snel kunnen consumeren. Daarom had elke cashless card één QR-code met drie manieren om op te laden.

1. Bancontact Pay: scan je de kaart met Bancontact Pay of een Bancontact-bankapp, dan laad je meteen op.
2. Camera: heb je die app niet, scan dan dezelfde QR-code met je camera en laad op met Visa, Mastercard, Apple Pay of Google Pay.
3. Voucher: kocht je al een pre-sales voucher via Tickoweb, dan koppel je die met één scan aan je kaart.

Tickoweb: pre-sales vouchers op drie momenten aan de kaart

Bezoekers met een pre-sales voucher van Tickoweb koppelen die op drie manieren aan hun kaart. Zelf, met hun smartphone. Aan de ingang, via de ticketscanners van Tickoweb. Of aan de kassa- en top-uppunten, via onze terminals. Eén koppeling, drie momenten, geen wachtrij voor de supportdesk.

LF Crew: tegoeden voor medewerkers, automatisch op planning

De Lokerse Feesten werken met een eigen intern platform, LF Crew. Via onze open API stuurt LF Crew elke dag, op basis van de planning, tegoeden naar de cashless card van de medewerkers die die dag werken. Geen individuele opladingen en geen gedoe voor de vrijwilliger. Het tegoed is enkel die dag geldig en niet terugbetaalbaar. Via dezelfde parameters ontvingen ook partners tegoeden of vroegen ze factuurkaarten aan.

Open API: je cijfers in je eigen tools

Dezelfde open API gebruikt het festival voor de eigen rapportage. Je haalt de data uit het platform en werkt verder in de tools die je al gebruikt. Zo blijf je zelf in controle.

Waarborgsaldo: een proper terrein zonder misbruik.

Producten en herbruikbare bekers en petflesjes worden bij de verkoop gesplitst. Zo zie je meteen het verbruik, de terugname en de inzameling van je reusables. Elke bezoeker heeft ook een eigen saldo dat hij in zijn wallet bekijkt. Hij kan maximaal 20 bekers méér inleveren dan hij zelf kocht. Dat houdt misbruik van waarborgrefunds tegen.

Hospitality op punt met tafelbediening

In Comfort en Comfort Dine (all-in) namen obers de bestelling aan tafel op en rekenden meteen af met onze all-in-one terminals. De bereiding liep per servicepunt: bar, food of cocktails. Dat betekent snellere bediening, meer service en kortere wachttijden.

Ook buiten het terrein

Aan de rand en buiten het terrein stonden terminals met open loop (bankkaart) en hybride betalingen (cashcard plus bankkaart). Van busritten op de shuttle tot verkoop op de camping: alle ontvangsten staan in één platform.

Een vlotte refund, ook voor het goede doel

Ook na het event verloopt de refund duidelijk en eenvoudig. Bezoekers konden hun restbedrag daarnaast doneren aan lokale goede doelen.

Het resultaat: rust op het terrein

Meer bezoekers laadden online op. Aan de bar ging het sneller. En de supportdesk kreeg merkbaar minder vragen.

FAQ

Wat is offline closed-loop cashless?

Elke top-up, aankoop en refund wordt direct op de cashless card weggeschreven. Daardoor blijft betalen werken, ook als het netwerk of de stroom uitvalt.

Kan een cashless systeem koppelen met ticketing?

Ja. Op de Lokerse Feesten koppelden bezoekers hun pre-sales voucher van Tickoweb zelf, aan de ingang of aan de top-uppunten aan hun cashless card.

Kan ik mijn eigen platform koppelen aan het cashless systeem?

Ja, via de open API. De Lokerse Feesten stuurden zo dagelijks, op basis van de planning, tegoeden naar hun medewerkers en gebruiken de data voor eigen rapportage.