De Uitdaging: Dynamische event-concepten en de noodzaak van glasheldere rapportage

Met het succesvolle concept Joe Parad’ice creëert DPG Media een grootschalige, levendige ontmoetingsplek rondom radiozender Joe. Voor Niels (DPG Media) en zijn organisatieteam brengt dit unieke operationele en administratieve uitdagingen met zich mee. Het event is dynamisch: het aanbod aan de bars verschuift gedurende de dag, en specifieke acties zoals een 'happy hour' moeten vlekkeloos en zonder vertraging doorgevoerd kunnen worden.

Naast een vlot verloop op de vloer stelt een mediaspeler als DPG Media de allerhoogste eisen aan data en administratie. De absolute doorslaggevende factor in de zoektocht naar het juiste platform was de behoefte aan een uiterst transparante rapportage op alle niveaus. De data moest enerzijds perfect bruikbaar zijn voor de operationele cateraar op de vloer (stockbeheer, volumes), maar anderzijds naadloos aansluiten bij de strikte, gedetailleerde eisen van de interne financiële dienst van DPG Media. Tot slot zocht men een manier om de vaste kassapunten commercieel en communicatief slimmer te benutten.

‍

De oplossing met Beyond Ordering

Na de succesvolle ondersteuning van de editie in 2024 en 2025, bereiden DPG Media en Beyond Ordering de editie van 2026 voor met een verregaand gecustomized platform:

Interactieve Vaste POS met Dual-Screen

De bars zijn uitgerust met vaste schermen die gelinkt zijn aan een tweede, klantgericht scherm. Dit biedt de bezoeker 100% transparantie over zijn bestelling. Commercieel en organisatorisch is dit een enorme troef: het scherm wordt live ingezet voor de eigen branding van Joe Parad'ice, de programmatie, de aankondiging van artiesten óf de visibiliteit van partners

Eenvoudige Switch in Aanbod (Glas vs. Reusables)

De operationele flexibiliteit is maximaal. Gedurende de dag serveert Joe Parad'ice in glazen, maar tegen de avond switcht het barpersoneel in het systeem in een handomdraai naar herbruikbare bekers inclusief waarborg. De omschakeling verloopt vlekkeloos en past de kassaflow direct aan incl waarborgen en terugbetalingen.

Flexibele Prijslijsten voor Happy Hour

Ook tijdelijke acties of promoties, zoals een happy hour, worden met enkele klikken geactiveerd. Het aanbod en de prijslijsten passen zich realtime aan op alle terminals, zonder dat de barflow stagneert.

Transparante Rapportage op Maat

De rapportagemodule van Beyond Ordering biedt sluitende antwoorden voor alle belanghebbenden. De operationele cateraar stuurt bij op dagniveau, terwijl de financiële dienst een volledig gecustomiseerde, transparante export ontvangt die perfect aansluit op de interne boekhouding. We kunnen heel custom werken.

Het resultaat: Custom management en een feilloos datagedreven partnership

De diepgaande integratie van Beyond Ordering zorgt voor een perfect gestroomlijnde event-structuur:

Optimale synergie tussen operations en finance

Geen administratieve frictie of handmatige Excel-verrekeningen achteraf. De custom rapportage bedient beide werelden feilloos en geautomatiseerd.

Extra commerciële waarde

Dankzij de dual-screen POS-terminals krijgen sponsors een prominente, waardevolle plek op het point-of-sale, wat de marketingwaarde van het event aanzienlijk verhoogt.

Moeiteloze operationele transities

Of het nu gaat om de switch van glas naar reusable bekers (met QR-refund afhandeling) of een realtime prijswijziging; het systeem ondersteunt de dynamiek van Joe Parad'ice zonder fouten te genereren op de vloer.