De uitdaging: Logistieke bekerchaos en de ’1 euro muntstukken’-nachtmerrie

Met circa 200.000 bezoekers verspreid over een vierdaags evenement is Sinksen Kortrijk een van de grootste gratis stadsfestivals in de regio. De ambitie van de stad was helder: ingrijpend verduurzamen door maar liefst 350.000 herbruikbare bekers, maar ook pitchers en food recipiënten  stadsbreed in te zetten. Bezoekers moesten hun bekers overal mee naartoe kunnen nemen en inleveren bij elk willekeurig plein.

Dit bracht echter een enorme logistieke en financiële uitdaging met zich mee voor de deelnemende pleinen en bar-uitbaters. De traditionele methode van cash waarborgteruggave was simpelweg onmogelijk: het vereiste tienduizenden fysieke 1 euro muntstukken, bracht grote veiligheidsrisico's met zich mee door enorme hoeveelheden cash geld op straat. Verder zorgde dit voor oneerlijke situaties omdat bezoekers hun beker vaak op een ander plein inleverden dan waar ze hun drankje hadden gekocht. Kortrijk zocht een systeem dat bar-uitbaters operationeel en financieel volledig zou ontlasten, fraude uitsloot én een glasheldere datatransparantie bood om alles eerlijk te verrekenen.

De oplossing: Globale reusables-strategie met stand-alone QR Refund

Samen met logistieke partner CUPernicus rolde Beyond Ordering het innovatieve QR Refund-systeem uit over de stad. Een cruciaal strategisch voordeel van deze opzet: er gold absoluut geen verkoop-must. Organisatoren of individuele bar-uitbaters waren niet verplicht om hun bestaande kassasystemen of verkoop-betaalterminals te vervangen; QR Refund functioneerde perfect als een volledig losstaand en onafhankelijk systeem puur voor de bekerwaarborgen.

Efficiënte, app-loze retourflow

Bezoekers brachten hun bekers naar de centrale inzamelpunten op de pleinen. De medewerker telde de bekers, voerde dit in op de standalone terminal, en er rolde direct een unieke QR-code uit de printer. De bezoeker scande deze code met zijn smartphone, vulde zijn IBAN-nummer in en de waarborg werd automatisch enkele dagen later teruggestort op de bankrekening.

100% transparantie in data

Omdat alle inleverpunten digitaal gekoppeld waren, kregen zowel de stad als partner CUPernicus realtime inzicht in de bekerstromen. Er kon exact gemonitord worden hoeveel bekers er per plein werden geretourneerd. Dit zorgde voor een feilloze en eerlijke financiële verrekening achteraf tussen alle deelnemende locaties.‍

Maximale ondersteuning op locatie

Een megaproject als Sinksen vraagt om een ijzersterke back-up. Dankzij de intensieve operationele ondersteuning en directe communicatielijnen konden eventuele logistieke of technische knelpunten op de pleinen direct worden opgevangen, zodat de innameflow de klok rond vlekkeloos bleef draaien.

Het resultaat: Groen, veilig en operationeel vederlicht

De stadsbrede uitrol veranderde de traditionele logistieke nachtmerrie in een schoolvoorbeeld van een modern, duurzaam stadsfestival:

Geen cashhandling, nul veiligheidsrisico's

Inzamelpunten hoefden geen loodzware kluizen met wisselgeld te beheren. De volledige bekerstroom verliep 100% cashless, wat fouten uitsloot en de veiligheid op straat maximaliseerde.

Fraudebestrijding

Doordat alle retourpunten met elkaar gesynchroniseerd zijn, konden ook frauduleuze handelingen door bezoekers gemonitord worden én waar nodig werd de refund geannuleerd. Zo werden bekerrapers beloond, maar straatbendes gestraft.

Eerlijke, datagedreven verrekening

Dankzij de sluitende rapportage in het platform werd de scheve verhouding tussen 'bekers verkopen' op het ene plein en 'bekers inzamelen' op het andere plein digitaal en feilloos rechtgetrokken. Het resultaat was een groen, afvalvrij festival met een transparante boekhouding.

Niet-geclaimde waarborgen, zorgen voor extra werkingsmiddelen

Dat niet iedere bezoeker zijn ontvangen QR Refund bon claimt binnen de refundperiode is geen geheim. Deze extra inkomsten zorgen er dan ook voor dat de bekerskosten (huur, was, verlies en beheer) voor een groot deel betaald worden.