Tall Ship Races Antwerpen: 500.000 bezoekers, en de hele stad als bar

De uitdaging: een festival zonder hekken

Geen ticket, geen toegangscontrole, geen vaste opkomst. Wie langs de schepen wandelt, kan op elk moment zin krijgen in een pint of een hapje. Dan moet betalen meteen lukken, aan elke bar, foodtruck en partnerstand. Voor de toerist die even passeert net zo goed als voor de Antwerpenaar die elke dag terugkomt.

Een stadsbreed event over tal van locaties brengt ook eigen vragen mee:

• Hoe houd je de drempel laag en de snelheid hoog, op elke locatie?
• Hoe laat je de bekerwaarborg kloppen over alle bars en inzamelpunten heen?
• Hoe blijf je verbonden en snel als het netwerk op een drukke plek hapert?

De aanpak

Betalen met wat je op zak hebt

Aan alle bars, foodtrucks en partnerstanden betaalden bezoekers met hun eigen bankkaart of smartphone. Geen oplaadpunt, geen jetons, geen uitleg nodig. Zo konden toeristen en Antwerpenaars meteen consumeren.

Eén beker, één beweging

Bij de eerste consumptie betaalde de bezoeker de waarborg op zijn beker. Bij een volgende bestelling ruilde hij zijn beker in aan de bar, en de waarborg ging meteen in mindering. Wilde hij toch zijn waarborg terug? Dan kreeg hij die aan een van de zes inzamelpunten via QR Refund.

Tegoeden voor partners, medewerkers en logistiek

Partnerbedrijven kregen gepersonaliseerde cashless cards met een vooraf afgesproken tegoed, te besteden op de hele site. Medewerkers en logistieke partners kregen een standaard cashless card, die de organisatie zelf oplaadde via het platform. De bezoeker merkte daar niets van: hij betaalde gewoon met zijn eigen kaart.

Voorraad die meebeweegt

Het platform toonde in realtime de voorraad van verkoopsproducten en verbruiksgoederen, zoals bekers. Zo had elke bar op elk uur van elke dag genoeg stock, en bleef er op het einde van het event niet te veel over. Bijvullen of ophalen gebeurde op basis van cijfers, niet op gevoel.

Altijd verbonden, ook als het netwerk hapert

Samen met netwerkpartner Citymesh volgden we de connectiviteit op elke locatie op. Elke terminal had een simkaart en schakelde over op 4G als de wifi wegviel. En de native app werkt ook offline verder. Zo bleef elke bar draaien, wat er ook gebeurde.

Full service, van voorbereiding tot refund

Beyond Ordering verzorgde de volledige service: de voorbereiding, de hardware en de opvolging op het terrein. Zo hield de organisatie het overzicht over alle locaties, zonder stress.

Het resultaat: vier dagen, geen haperingen

Geen enkel probleem met bezoekers in de betaalstap. Niet op de hardware, niet op het netwerk. De organisatie hield over alle locaties het overzicht, van de bekerwaarborg tot de voorraad per bar.

Wat je meeneemt voor jouw event

• Organiseer je een publiek event zonder ticketing? Kies open loop voor de bezoeker. Geen oplaadpunt, geen drempel.
• Laat de bekerwaarborg aan de bar verrekenen en voorzie inzamelpunten met QR Refund voor wie zijn waarborg terug wil.
• Bouw een fallback in je netwerk. 4G en offline werking houden je bars draaiende.

FAQ

Hoe centraliseer je de verkoop van eten, drank en bekerwaarborg op een publiek event?

Met één platform voor alle bars, foodtrucks en inzamelpunten. De waarborg wordt bij de eerste consumptie aangerekend en bij een volgende bestelling aan de bar verrekend. Wie zijn waarborg terug wil, krijgt die via QR Refund aan een inzamelpunt. Verkoop, waarborg en voorraad zie je in realtime per locatie.

Kan ik partners tegoeden geven terwijl bezoekers gewoon met hun bankkaart betalen?

Ja. Bezoekers betalen open loop met hun eigen kaart of smartphone. Partners, medewerkers en logistieke partners krijgen een cashless card met een vooraf afgesproken tegoed. Beide werken op dezelfde terminal en komen samen in één overzicht.

Wat als het netwerk uitvalt op een stadsevent?

Elke terminal heeft een simkaart en schakelt over op 4G als de wifi wegvalt. Daarnaast werkt de native app offline verder. Zo blijft verkopen mogelijk op elke locatie.

‍