EK 3x3 basketbal: een drankje voor elke ticketkoper, één platform voor alles

De uitdaging: een cadeau dat geen extra werk mag geven

Golazo wilde elke ticketkoper een tegoed geven voor enkele drankjes aan de bar. Een mooi gebaar. Maar papieren bonnen tellen, jetons uitdelen of lijstjes bijhouden aan de toog? Dat kost tijd op het drukste moment. En achteraf weet niemand hoeveel er echt gebruikt is. Tegelijk moest het systeem eenvoudig blijven voor de medewerkers achter de bar. Snel afrekenen, met de intelligentie voor waarborg, refunds en tegoeden achter de schermen. En de cateringpartner wilde zijn eigen verkoop kunnen volgen, zonder te wachten op een rapport na het event.

Drie vragen stonden centraal:

• Hoe geef je elke ticketkoper digitaal een tegoed dat meteen werkt aan de bar?
• Hoe breng je kaart, cash en gratis tegoeden samen in één overzicht?
• Hoe volg je live hoeveel vouchers effectief gebruikt worden?

De aanpak

Drankvouchers via het e-ticket

Op basis van de ticketing maakten we voor elke koper een QR-voucher aan, met de opgetelde waarde van al zijn tickets. Die zat samen met het e-ticket in de mailbox, nog vóór het event. Aan de bar scant de medewerker de QR-code en het tegoed wordt meteen verrekend. Geen bonnetjes, geen discussie.

Fysieke QR-vouchers aan de box office

Wie zijn ticket ter plaatse kocht, kreeg aan de box office een fysieke QR-voucher. Dezelfde werking aan de bar, hetzelfde overzicht in het platform.

Kaart, cash en tegoed op hetzelfde toestel

Op de 14 all-in-one terminals betaalden bezoekers met bankkaart of smartphone. Wie liever met cash betaalde, ging naar één centrale cashkassa en kreeg een cashcard. Zo bleef het cash weg van de bar. Elke verkoop, met kaart, cashcard of voucher, kwam in hetzelfde platform terecht.

Waarborg en refund zonder gedoe

De waarborg zat mee in het systeem. Het restsaldo op hun cashcard vroegen bezoekers terug via QR Refund, zonder aan te schuiven bij een kassa.

Een eigen dashboard voor de cateringpartner

De cateringpartner kreeg een link naar een eigen dashboard. Daarop volgde hij live de verkoop van zijn foodtruck en stuurde hij zijn rendement en voorraad bij. Transparant voor beide partijen, zonder Excels na afloop.

Samen van start

Bij de opstart stond ons team mee op het terrein. Zo werkten de toogmedewerkers vanaf de eerste bestelling vlot.

Het resultaat: vlot aan de bar, helder in het platform

Het systeem draaide feilloos en vlot, voor de toogmedewerkers én voor de bezoekers. Golazo had één centraal overzicht van alle verkopen, betaald met kaart, cashcard of voucher, en zag live hoeveel vouchers ingewisseld werden. De cateringpartner volgde intussen zijn eigen cijfers mee.

Wat je meeneemt voor jouw event

• Wil je bezoekers of sponsors iets extra geven? Koppel tegoeden aan je ticketing en stuur ze als QR-voucher mee met het e-ticket. Geen bonnen, wel een volledig overzicht.
• Houd cash weg van de bar met één centrale cashkassa en cashcards.
• Deel cijfers met je partners via een eigen dashboard. Transparantie bouwt vertrouwen.

FAQ

Hoe verspreid je drankvouchers via een QR-code per mail?

Je maakt in het platform een tegoed aan per ticketkoper, op basis van je ticketing. Elke koper krijgt een QR-voucher in zijn mailbox, samen met zijn e-ticket. Aan de bar scant de medewerker de code en het tegoed wordt meteen verrekend.

Hoe maak je tegoeden aan in een kassasysteem?

In het beheerplatform maak je vouchers aan met een vaste waarde. Je verspreidt ze digitaal per mail of als fysieke QR-voucher. Je ziet live hoeveel er ingewisseld zijn en waar.

Hoe combineer je cash, tegoeden en kaartbetalingen in één cashless platform?

Met een hybride opstelling. Bezoekers betalen aan de bar met bankkaart of smartphone, met een cashcard die ze aan een centrale cashkassa opladen, of met een QR-voucher. Elke verkoop komt in hetzelfde platform terecht, met één overzicht voor organisator en partners.