De Uitdaging: Twee opeenvolgende events, aparte begunstigden

Het organiseren van twee opeenvolgende open air events op dezelfde locatie brengt unieke logistieke en financiële uitdagingen met zich mee. Op 13 mei vond Evernoon plaats, waarna de locatie op 14 mei direct werd overgedragen aan Dans le Jardin. Omdat het hier om twee verschillende organisatoren (en bankrekeningen) ging, zocht de organisatie naar een cashless betaalsysteem dat flexibel genoeg was om binnen een paar uur volledig omgezet te worden. De uitdaging was om met exact dezelfde hardwareopstelling te werken, zonder dat de inkomsten of data van beide partijen met elkaar vermengd zouden raken.

Zelfde locatie, zelfde hardware, maar twee verschillende organisatoren. Ontdek hoe Beyond Ordering een vlekkeloze, directe switch mogelijk maakte tussen twee opeenvolgende open air events.

De Oplossing met Beyond Ordering

Dankzij de flexibele architectuur van het Beyond Ordering platform kon de gedeelde infrastructuur optimaal en foutloos worden benut:

Slimme Multi-Account Switch

Door voor elke organisatie een afzonderlijke operationele en financiële account te maken kon iedere open air zijn klemtonen leggen. Eenvoudig uitloggen op de terminal en opnieuw aanmelden met de tweede account was voldoende om de ochtend na Evernoon om te schakelen naar het account van Dans le Jardin. Dezelfde fysieke hardware kon direct ingezet worden voor het tweede event.

Rechtstreekse Financiële Routing

De omzet van beide events werd via het centrale platform direct gekoppeld en doorgestuurd naar de juiste begunstigde partij. Dit elimineerde de noodzaak voor ingewikkelde handmatige verrekeningen achteraf.

Branded Closed-loop Cashcards & Wallet

Bezoekers betaalden via een veilig closed-loop systeem met cashcards. Er was hierbij extra aandacht besteed aan de branding: zowel de fysieke kaarten als de digitale online walletpagina waren volledig gepersonaliseerd in de look & feel van de events, wat zorgde voor een premium merkbeleving.

Het was indrukwekkend hoe eenvoudig we de switch konden maken. Dezelfde 20 terminals stonden klaar, maar de inkomsten liepen direct naar de juiste organisator. Dat bespaart enorm veel tijd, administratie en hardwarekosten. — Organisatie Dans le Jardin / Evernoon

Het Resultaat: Maximale efficiëntie en een feilloze switch

De inzet van Beyond Ordering bewees dat een strakke back-to-back planning perfect operationeel en financieel ondersteund kan worden:

Enorme kostenbesparing op hardware

In plaats van 40 terminals te huren (20 per event), kon de organisatie volstaan met één efficiënte set van 20 mobiele terminals voor het gehele weekend.

Foutloze administratie

Beide organisatoren ontvingen hun inkomsten rechtstreeks op hun eigen account. De administratieve switch verliep volledig digitaal en geautomatiseerd.

Sterke merkidentiteit

Dankzij de op maat gemaakte look & feel van de cashcards en de online walletpagina sloot de betaalervaring naadloos aan op de beleving van deze open air events.

‍

‍