Kassasysteem horeca: welke vragen stel je aan elke leverancier?
Een goed kassasysteem voor horeca houdt bestellen, betalen en voorraad in één flow, net op je drukste uur.
Boven de GKS-drempel moet het ook een gecertificeerd geregistreerd kassasysteem zijn.
Ons advies: stel elke leverancier dezelfde acht vragen en vergelijk de antwoorden, niet de folders.
- Begin bij je drukste uur, niet bij de folder.
- Boven 25.000 euro restaurant- en cateringomzet per jaar moet je kassa een gecertificeerd GKS zijn.
- QR-bestellen bespaart pas werk met hetzelfde menu, dezelfde prijzen en dezelfde voorraad als je kassa.
- Vergelijk offertes lijn per lijn, per kostenpost.
- Vraag wie je helpt om half twaalf op zaterdagavond.
Deze gids is voor uitbaters van cafés, bars en clubs in Vlaanderen. Benieuwd hoe wij die vragen zelf beantwoorden? Dat zie je op onze pagina over het kassasysteem horeca voor cafés, bars en clubs.
Waar begin je als je een kassasysteem kiest?
Bij je drukste uur. Stel je zaak voor op het drukste moment en schrijf op wat er dan moet gebeuren: dat lijstje is je briefing voor elke leverancier.
Neem een zaterdag om half twaalf 's avonds. Er staat een rij aan de toog, een groep drinkt op rekening aan een statafel, het terras bestelt via de gsm en één bier raakt op.
Beantwoord voor dat moment vier vragen:
- Bestelpunten: op hoeveel plaatsen wordt er besteld, van de toog en de tafels tot het terras of een tweede bar boven?
- Wie bestelt: je personeel, of de gast zelf met een QR-code?
- Betalen: aan de toog, aan tafel, vooraf of achteraf?
- Storing: wat gebeurt er als de wifi tien minuten uitvalt?
We beantwoorden in 30 minuten de acht vragen voor jouw café, bar of club en tonen je de opstelling live.
Welke acht vragen stel je aan elke leverancier?
Deze acht vragen toetsen wat in de praktijk telt, met het antwoord dat je wil horen en het antwoord dat een alarmbel moet doen rinkelen. Stel ze alle acht, schriftelijk, en leg de antwoorden naast elkaar.
| Vraag | Goed antwoord | Alarmbel |
|---|---|---|
| 1. Is het een gecertificeerde GKS 2.0-kassa? | Ja, met certificaat en een keuze van FDM | "Daar werken we aan" |
| 2. Bestellen gasten via QR in hetzelfde systeem? | Zelfde menu, zelfde voorraad, rechtstreeks naar de toog | Een aparte app met een eigen menu |
| 3. Welke betaalmiddelen, en wat met cash? | Kaart, gsm en cash in één overzicht | Cash op een aparte kassa |
| 4. Werkt de voorraad live? | Wat op is, verdwijnt meteen overal | Voorraad tellen na sluiting |
| 5. Hoe snel werkt nieuw personeel ermee? | Eén scherm, aangeleerd in één shift | Opleiding per module |
| 6. Wat zie je na sluitingstijd? | Rapporten per omzetstroom, export voor je boekhouder | Enkel totalen |
| 7. Wat als de verbinding wegvalt? | Back-upnetwerk en offline buffer | "Dat gebeurt nooit" |
| 8. Wie helpt je op zaterdagavond? | Een vast kanaal dat binnen minuten antwoordt | Enkel tijdens kantooruren |
1. Is het een gecertificeerde GKS 2.0-kassa, en met welke FDM?
Haal je per jaar meer dan 25.000 euro exclusief btw uit restaurant- en cateringdiensten, dan moet je kassa een gecertificeerd geregistreerd kassasysteem zijn. Drank en afhaal tellen niet mee (GKS-richtlijnen).
Vraag het certificaat, en vraag of de fiscale module in de cloud draait of als kastje aan de toog. Wie moet, en tegen wanneer, lees je in onze uitleg over de witte kassa en de GKS 2.0-deadlines.
2. Kunnen gasten via QR-code bestellen en betalen in hetzelfde systeem?
QR-bestellen bespaart pas werk als het dezelfde menukaart, prijzen en voorraad gebruikt als je kassa.
Vraag ook wie een rekening mag openen. Bij ons worden QR-bestellingen altijd vooraf betaald, dus niemand loopt weg, en enkel een medewerker opent een rekening voor een groep.
3. Welke betaalmiddelen werken er, en wat met cash?
Je gasten betalen met Bancontact, met hun gsm en soms cash. Vraag of dat allemaal in één overzicht komt, of dat de cash in een lade zit die het systeem nooit ziet.
Onze gids over cashless en contant geld combineren toont de opties, zoals cashcards of QR-vouchers die je met cash koopt. Het verschil tussen kaartbetalingen en je eigen tegoedsysteem lees je in open loop, closed loop of hybride betalen.
4. Werkt de voorraad live op de kassa en het QR-menu?
Met live voorraad verdwijnt een bier dat op is meteen van elk scherm. Zonder verkoopt je personeel wat je niet meer hebt, en merk je dat pas na sluitingstijd.
5. Hoe snel kan nieuw personeel ermee werken?
Cafés en clubs draaien op studenten, seizoenskrachten en vrijwilligers. Vraag hoe lang een nieuwe medewerker nodig heeft om alleen een drukke shift te draaien, en of elk scherm er hetzelfde uitziet.
"Aanvankelijk was ik sceptisch, maar het systeem bleek verrassend eenvoudig in gebruik", zegt Didier De Ridder van Het Paviljoen (onze blog over bestellen en betalen in je café of bar).
6. Wat zie je na sluitingstijd?
Je wil meteen na de laatste ronde je omzet zien per omzetstroom, per bar en per betaalmiddel. Vraag een export die je boekhouder kan gebruiken zonder overtypen.
7. Welke hardware krijg je, en wat als de verbinding wegvalt?
Vraag welke toestellen je krijgt, hoe lang de batterij meegaat en wat er gebeurt zonder internet. Vraag ook of je voor een druk weekend toestellen kunt bijhuren.
Ons gamma vind je bij onze betaalterminals en kassahardware.
8. Wie helpt je op zaterdagavond?
Een kassa laat je altijd op het slechtste moment in de steek, dus vraag hoe de support werkt om half twaalf op zaterdag.
Onze service en ondersteuning omvat live support via WhatsApp, en je kiest zelf hoeveel hulp we ter plaatse bieden.
Wat bepaalt de prijs van een horeca kassa?
De prijs hangt af van een handvol keuzes die je zelf maakt, dus vergelijk offertes lijn per lijn.
| Kostenpost | Wat vraag je? |
|---|---|
| Aantal bestel- en betaalpunten | Welke toestellen heb ik nodig voor mijn drukste uur? |
| Hardware kopen of huren | Kan ik enkel voor piekmomenten toestellen bijhuren? |
| Software | Zit QR-bestellen erin, of is dat een extra module? |
| Transactiekosten | Welke betaalpartner, en wat kost elke transactie? |
| Fiscale module | Cloud of fysieke zwarte doos, en wie installeert ze? |
| Serviceniveau | Wat is inbegrepen op afstand, en wat kost extra ter plaatse? |
Bij Bar Provisoir vertrouwen we op Beyond Ordering voor flexibele bediening. We wisselen moeiteloos tussen QR-tafelservice en zelfbediening aan de toog. Support reageert snel en denkt mee over verbeteringen. Een betrouwbare partner, zeer tevreden.
Uit de praktijk: Muziekclub N9
Het evenement: het grootste deel van het jaar een vaste werking in de eigen concertzaal, in de zomer grote buitenevents zoals Huymanshoeve en Helden in het Park.
De uitdaging: genoeg terminals kopen voor de zomer zou de rest van het jaar overkill zijn in de club. Te weinig in de zomer betekent rijen en gemiste baromzet.
De opstelling: een compacte, vaste opstelling van all-in-one terminals in de club, en extra mobiele terminals die N9 bijhuurt voor de zomer.
Het resultaat: personeel en vrijwilligers werken in winter en zomer met dezelfde schermen, wat volgens het verhaal de opleidingstijd tot nul herleidt. Alle verkoopdata en prijslijsten zitten in één backoffice, voor de club én voor het park.
Ook met Beyond Ordering: Bar Provisoir, Het Paviljoen en Bar Bernaar.
Veelgestelde vragen
Bestaat er een kassasysteem voor de horeca zonder abonnement?
Voor de hardware wel: bij ons kun je die huren of kopen, en extra terminals bijhuren voor een druk weekend.
De software is altijd een licentie zolang de overeenkomst loopt, met een minimum van één jaar voor een vaste zaak (onze algemene voorwaarden). Vraag elke leverancier wat je bezit, wat je huurt en wat je nog betaalt als je zaak een seizoen dicht is.
Kan één systeem zowel tafelservice als de toog aan?
Ja, als het voor allebei gebouwd is. Het terras bestelt via een QR-code aan tafel, binnen bestellen en betalen gasten aan de toog, en beide stromen komen in hetzelfde systeem.
Bij Bar Bernaar combineren ze online QR-bestellingen met oberbestellingen via de all-in-one terminal (onze software).
Kan ik voor een druk weekend extra terminals huren?
Bij sommige leveranciers wel. Wij verhuren extra mobiele terminals voor weekends, events of het seizoen, met tijdelijke prijslijsten als je dat wil.
Wat betekent POS?
POS staat voor point of sale: de kassa, de terminals en de software waar een bestelling een betaling wordt.
Leg de acht vragen aan ons voor
Stuur ons je drukste uur en je acht vragen. We beantwoorden ze voor jouw café, bar of club.
In een demo van 30 minuten tonen we je de opstelling live. Liever eerst een vraag stellen? Neem contact op.
Leg ons de acht vragen voor
In 30 minuten beantwoorden we ze voor jouw café, bar of club en tonen we je de opstelling live.
Lees meer verhalen op onze blog
Bestellen via QR-code in je bar of restaurant: zo werkt het
Gasten scannen, bestellen en betalen vooraf op hun gsm, en de bestelling gaat naar toog of keuken. Zo werkt het, met de GKS-regel en een zomerbar.
Btw horeca: welk tarief geldt in je café of restaurant?
Btw in de horeca: 12% op bediend eten, 21% op elke drank die je schenkt, 6% op eten en frisdrank om mee te nemen. Met een uitgewerkte rekening.
Een fuif organiseren: de bar, de kassa en weg met de drankbonnetjes
Een fuif organiseren in vijf stappen: melding, Unisono, toog, herbruikbare bekers en een kassa met één wachtrij in plaats van drankbonnetjes.
