Witte kassa (GKS 2.0): wie heeft er een nodig, en tegen wanneer?

Stand van zaken op 12 november 2026: GKS 2.0 is sinds 1 juli 2026 verplicht voor horecazaken. Wie al een kassa heeft, stapt over volgens de aankoopdatum ervan, ten vroegste tegen 1 juli 2027 (FOD Financiën, GKS-nieuws van 3 juni 2026, nagekeken op 12 november 2026).

Een witte kassa, officieel een geregistreerd kassasysteem (GKS), is een gecertificeerde kassa met een fiscale module die elke verkoop vastlegt voor de fiscus.

Je hebt er een nodig zodra een vestiging per jaar meer dan 25.000 euro exclusief btw haalt uit restaurant- en cateringdiensten. Drank en afhaalmaaltijden tellen niet mee (GKS-richtlijnen).

Ons advies: tel je omzet uit bediend eten per vestiging op en zoek je deadline op in de GKS-e-service, liefst een seizoen voor je moet overstappen.

Wie moet een witte kassa hebben?

Elke vestiging, en elke traiteur, waarvan de omzet uit restaurant- en cateringdiensten boven de jaardrempel van 25.000 euro gaat.

Blijf je eronder, dan volstaat een genummerde rekening of een ontvangstbewijs (het btw-bonnetje) per maaltijd (GKS-vrijstellingen).

Vier regels bepalen of je over de grens gaat:

• Per vestiging: elke zaak onder je btw-nummer wordt apart beoordeeld. Ruimtes waar gasten vrij in- en uitlopen zonder het gebouw te verlaten, tellen samen.
• Per kalenderjaar: de drempel is een jaarbedrag. Bij elke periodieke btw-aangifte kijk je naar het lopende totaal.
• Starters schatten: een nieuwe zaak gaat uit van een realistisch ondernemingsplan. Verwacht je de drempel te halen, dan registreer je je tegen het einde van de tweede maand na de start en gebruik je een GKS tegen het einde van de derde maand.
• Drempel overschreden: registreer je tegen het einde van de tweede maand na de btw-periode waarin je erover ging. Tegen het einde van de derde maand draait je GKS.

Welke activiteiten zijn vrijgesteld?

Denk aan eten en drinken op de globale hotelrekening, een bedrijfsrestaurant dat enkel voor personeel open is, of een btw-vrijgestelde schoolcafetaria.

Ook wie alle catering uitbesteedt aan een onderaannemer die zelf GKS-tickets uitreikt, is vrijgesteld.

Wat telt mee voor de 25.000 euro?

Alleen restaurant- en cateringdiensten tellen: eten dat ter plaatse wordt opgegeten, of catering waarbij jouw personeel bij de klant bedient.

Dezelfde grens tussen dienst en levering bepaalt ook je btw-tarief. Bij een dienst reken je 12% op eten en 21% op drank; een gewone levering van voeding is 6%.

Onze gids over de btw-tarieven op Belgische evenementen legt die splitsing uit. Voor je café of restaurant lees je ze in btw in de horeca.

Wat verandert er met GKS 2.0?

GKS 2.0 werkt met een vernieuwde fiscale module die de ticketgegevens online doorstuurt naar de cloudserver van de FOD Financiën (technische info over GKS 2.0).

Voor jou als uitbater veranderen drie dingen:

1. Je kassa én je fiscale module (FDM, de "zwarte doos") moeten allebei GKS 2.0-gecertificeerd zijn door de producent of verdeler.
2. Gasten kunnen een digitaal btw-kasticket krijgen in plaats van een papieren.
3. De gegevens komen bijna realtime bij de fiscus, dus de FOD Financiën verwacht minder controles ter plaatse.

De tolerantieperiodes zijn voorbij. De laatste liep tot 30 juni 2026.

Wat de certificering precies dekt en hoe je ze controleert, lees je in onze blog over GKS 2.0.

Tegen wanneer moet je bestaande kassa over op GKS 2.0?

Bestaande gebruikers stappen over volgens de aankoopdatum van hun huidige kassa, tussen 1 juli 2027 en 1 januari 2029.

Heb je meerdere kassa's gekocht, dan telt de meest recente aankoopdatum. De aankoopdatum van de FDM speelt geen rol.

Wat geldt er op events, pop-ups en bij catering?

Een tijdelijke eetstand op een festival, markt of beurs is een vestiging zoals elke andere, met een eigen drempel.

Of het eten aan je kraam meetelt, hangt af van het comfort dat je biedt:

• Binnen: het is een restaurantdienst zodra gasten de zitplaatsen of toogjes gebruiken die jij voorziet.
• In open lucht: statafels of een uitklapbare toog volstaan op zich niet. Voorzie je nog minstens één comfortelement, zoals zitplaatsen, een vloer, verwarming, een overkapping tegen zon of regen, of sfeermuziek, dan wordt het een restaurantdienst.
• Foodtrucks op podiumevenementen: foodtrucks en mobiele voedselkramen op een concert of muziekfestival gelden bij wijze van proef als een gewone levering van goederen als er geen verbruiksruimte binnen is: 6% op eten en frisdrank, 21% op alcohol. Stelt de truck of een derde, zoals de organisator, een ruimte binnen met tafels of een toog ter beschikking, dan is het een restaurantdienst. Foodtruckfestivals en de eigen bars van de organisator vallen niet onder die proefregeling.
• Ingehuurd voor een privéfeest: een kraam of truck die een klant inhuurt, en die aan die klant factureert, levert een cateringdienst.

Een eenmalig event van een vereniging kan buiten het GKS vallen als de opbrengst btw-vrijgesteld is. De belaste cafetaria telt wel mee, dus overleg dat geval eerst met je boekhouder.

Op onze pagina over bestellen en betalen voor pop-ups en catering zie je hoe een pop-up- of cateringbar op één systeem draait, van QR-bestelling tot GKS 2.0-kasticket.

Hoe werkt een witte kassa op de dag zelf?

Elke verkoop loopt via de gecertificeerde kassa. Die laat hem ondertekenen door de FDM en geeft de gast een btw-kasticket.

Bij Beyond Ordering lopen bestellingen aan de toog, aan tafel en via QR-code door één flow, dezelfde als in ons bestel- en betaalsysteem voor horeca en clubs. Voor de fiscale ondertekening kies je tussen twee routes:

• In de cloud: met de koppeling met Checkbox FDM wordt elke bestelling op de achtergrond digitaal ondertekend. Extra mobiele kassa's of QR-bestelpunten hebben dus geen extra kastje nodig.
• Ter plaatse: een gecertificeerde fysieke module, de zwarte doos, wordt aangesloten op de kassahardware. Ons geregistreerd kassasysteem met zwarte doos valideert elk ticket lokaal, zonder cloudverbinding voor de fiscale versleuteling.

Kies de cloudroute als je vaak mobiele kassa's of QR-punten bijzet. Kies de zwarte doos als je de fiscale ondertekening aan de toog zelf wil.

De overstap start met een kick-off en de onboarding bij je betaalpartner. Daarna richten we het platform in en configureren we de hardware (zo werkt onze service). Reken op tijd voor de identiteitscontrole (KYC) bij je betaalpartner; daar sta je zelf voor in.

Uit de praktijk: Q-Beach House en Bar Bernaar

Het evenement: GKS 2.0-pilots bij Q-Beach House en Bar Bernaar, waarna de FOD Financiën Beyond Ordering op 19 december 2025 certificeerde als GKS 2.0-kassasysteem.

De opstelling: gasten bestelden online via een QR-code, terwijl het personeel ook aan tafel bestellingen bleef opnemen.

Het resultaat: de rotatiesnelheid en de tevredenheid van de klanten stegen, ook op de drukste momenten (lees onze aankondiging van de certificering).

Checklist: klaar voor GKS 2.0

Loop deze zes stappen door voor je deadline, liefst een seizoen op voorhand.

1. Tel de omzet uit restaurant- en cateringdiensten van vorig jaar op, per vestiging, zonder drank en afhaal.
2. Maak een lijst van al je kassa's met hun aankoopdatum en duid de meest recente aan.
3. Zoek je deadline op in de GKS-e-service.
4. Vraag je leverancier schriftelijk of je kassa en FDM GKS 2.0-gecertificeerd zijn.
5. Beslis voor elke eventkraam of je zitplaatsen of extra comfort voorziet.
6. Plan de overstap buiten je drukste weken en leer je personeel de nieuwe ticketflow.

Moet je toch een nieuwe kassa kiezen? Onze gids over een kassasysteem voor horeca kiezen helpt je bij die keuze.

Veelgestelde vragen

Check je deadline en plan je overstap

Zoek eerst je deadline op in de GKS-e-service. Kies daarna een gecertificeerde kassa die past bij hoe jouw zaak draait op een drukke avond.

In een demo van 30 minuten tonen we je onze GKS 2.0-opstelling, met QR-bestellen en beide FDM-routes. Liever eerst een vraag stellen? Neem contact op.