Restsaldo cashless: zo regel je refunds zonder gedoe
Stand van zaken op 12 november 2026: dit artikel volgt de richtlijnen van de FOD Economie over eigen betaalmiddelen op evenementen, versie van 17 juli 2026, nagekeken op 12 november 2026.
Restsaldo is het tegoed dat na je event nog op de cashless kaart, het polsbandje of de voucher van je bezoeker staat. De Belgische regels verplichten je niet om het terug te betalen.
Zonder refund moet je dat wel melden voor de bezoeker een ticket koopt, en zeggen of hij alles kan opmaken. De FOD Economie raadt een eenvoudige, kosteloze refund aan.
Ons advies: zorg eerst voor minder restsaldo: geen minimum oplaadbedrag, prijzen die uitkomen en de bankkaart aan de bar. Wat overblijft, betaal je eenvoudig en snel terug.
- Een refund is niet verplicht, maar je meldt je keuze voor de ticketverkoop en toont ze op de dag zelf.
- Bezoekers moeten altijd kunnen zien wat ze betaald hebben en wat er overblijft.
- Goede praktijk: een kosteloze refund; een kost hooguit je eigen kost, bijvoorbeeld niet meer dan één frisdrank.
- Vier routes: online refund, refund aan een balie, schenken, of alles laten opmaken.
- Op een inbreuk staat een strafrechtelijke geldboete.
Waarom houden bezoekers restsaldo over?
Het meeste restsaldo zit in je opzet: vaste oplaadbedragen, prijzen die niet uitkomen en een rondje dat nooit besteld wordt.
- Vaste oplaadbedragen: bezoekers kunnen enkel €10 of €20 per keer opladen.
- Prijzen die nooit uitkomen: het voorbeeld van de FOD Economie zelf. Een kaart van €20 met drankjes die telkens een veelvoud van €3 kosten, raakt nooit op.
- Het laatste rondje: om 23 uur nog opladen voor drankjes die er niet meer komen.
- Vroege vertrekkers: de laatste bus, de babysit, de regen.
De laatste twee hou je niet tegen. De eerste twee wel.
De richtlijnen raden aan om geen minimum op te leggen. Met onze software laden bezoekers elk bedrag op en zien ze wat er overblijft.
De snelste oplossing is minder restsaldo. Wie aan de bar met zijn eigen bankkaart betaalt, heeft er geen. Daarom werken sommige events hybride, zoals Brugge Plus hieronder: bankkaart aan de bar, een cashless kaart enkel voor wie cash betaalt.
Ons artikel over open loop, closed loop of hybride betalen zet de keuze op een rij.
We tonen je in 30 minuten hoe bezoekers hun saldo zien, via QR Refund terugvragen en hoe het refundrapport naast je verkoop komt.
Wat zeggen de Belgische regels over restsaldo?
Een refund is niet verplicht, maar wat je ook kiest: je meldt het voor de ticketverkoop, je toont het tijdens het event, en het moet redelijk zijn.
| Regel of advies | Wat het voor jou betekent | Waar in de richtlijnen |
|---|---|---|
| Meld het voor het ticket | Zeg of er een refund is, vanaf welk bedrag, binnen welke termijn, tegen welke kost en met welk formulier | 2.3 |
| Toon het op de dag zelf | Hang de voorwaarden uit waar bezoekers met je betaalmiddel betalen en opladen | 2.3 |
| Saldo zichtbaar | Bezoekers zien altijd wat ze betaald hebben en wat er overblijft | 2.2 |
| Geen refund? Meld het, en of alles op kan | Meld voor de ticketverkoop of de bezoeker zijn volledige tegoed ter plaatse kan opmaken of altijd een rest overhoudt; volledig opmaken is aangeraden | 2.3; best practices |
| Voorwaarden redelijk | Een minimum, een kost of een formulier moet je kunnen verantwoorden, anders kan het een oneerlijke handelspraktijk zijn | 5 |
| Goede praktijk: eenvoudig en kosteloos | Een gebruiksvriendelijke refund die enkel de strikt nodige gegevens vraagt | Best practices |
| Goede praktijk: kost begrensd | Hooguit je eigen kost, marktconform, in verhouding tot je prijzen, bijvoorbeeld niet meer dan één frisdrank op het event | Best practices |
| Goede praktijk: de termijn | Start vlak na het event, loopt enkele weken, met een herinnering en een snelle uitbetaling | Best practices |
De richtlijnen zijn de lezing van de regulator. Een rechter kan er in een geschil van afwijken.
De vier principes van de gedragscode en hoe wij ze toepassen, lees je in ons artikel over de gedragscode voor betalingen op festivals.
Welke vier manieren zijn er om met restsaldo om te gaan?
Je betaalt online terug, aan een balie, laat bezoekers schenken, of richt je event zo in dat alles opgaat. Je kan er ook twee combineren.
| Route | Hoe het werkt | Wat het van jou vraagt | Let op |
|---|---|---|---|
| Online refund via de QR-code op de kaart | De bezoeker scant de code en vraagt zijn saldo terug | Een termijn, een herinnering, een uitbetalingsronde | Bezoekers zonder bankrekening |
| Refund aan een balie ter plaatse | Medewerkers betalen het saldo uit voor bezoekers vertrekken | Personeel, cash of een terminal voor uitbetaling, een rij bij sluiting | De drukte aan de uitgang |
| Schenken | De bezoeker geeft zijn saldo aan een goed doel dat jij kiest | Een partner, een duidelijke keuze in de refundflow | Maak het nooit stilzwijgend de standaard |
| Alles opmaken | Geen refund; prijzen en oplaadbedragen zo gekozen dat het saldo opgaat | Opladen per willekeurig bedrag, prijzen die uitkomen | Je moet het melden voor de ticketverkoop |
Hoe werkt de online route met Beyond Ordering?
Na het event scannen bezoekers de QR-code op hun kaart of polsbandje, bekijken hun saldo en vragen het terug. Ze geven hun IBAN op in de online wallet.
Het saldo gaat naar die rekening binnen de refundperiode die jij bepaalt en bekendmaakt (onze algemene voorwaarden). Bij open loop storten we rechtstreeks terug op de bankkaart.
Een eventuele refundkost voor de bezoeker bepaal je zelf en meld je voor de ticketverkoop. Refundkosten die wij jou aanrekenen, staan in je offerte.
Hoe de digitale wallet erachter werkt, lees je in closed loop betalen met Beyond Ordering.
Volgens onze standaardvoorwaarden kan tegoed enkel bij jou gebruikt worden, binnen de opdracht waarvoor het werd uitgegeven, en bepaal jij hoe lang het geldig blijft. Bij 12 Inch Lovers blijft het saldo bijvoorbeeld onbeperkt geldig op al hun events (saldoregels van 12 Inch Lovers).
Een bekerwaarborg is een andere refund: die betaal je per beker terug aan het inleverpunt. Lees daarvoor onze gids over herbruikbare bekers en QR Refund.
Hoe verloopt een refundronde, stap voor stap?
Een refundronde telt vijf stappen, en drie daarvan zet je al voor de laatste bezoeker naar huis gaat.
Stap 1: Zet de regels op je ticketpagina
Zeg op je ticketpagina en in je FAQ of er een refund is, vanaf wanneer, tot wanneer en hoe je die aanvraagt. Reken je een kost aan, zeg dan hoeveel. De richtlijnen willen het volledig en voor de verkoop.
Stap 2: Laat bezoekers hun saldo zien op de dag zelf
Elke bezoeker moet zijn saldo in enkele seconden kunnen checken, via de QR-code op de kaart of aan een oplaadpunt. Borden aan de bars en oplaadpunten herhalen de refundregel.
Stap 3: Speel het laatste uur bewust
Verkoop in het laatste uur geen grote oplaadbedragen meer. Kleine bedragen en de bankkaart aan de bar houden het restsaldo laag.
Stap 4: Open de termijn vlak na het event
Start de refund meteen na het event en hou hem enkele weken open, zoals de richtlijnen aanraden. Stuur elke bezoeker een herinnering met de start, het einde en de stappen.
Twee gepubliceerde termijnen tonen de spreiding. De Lokerse Feesten namen in 2026 aanvragen aan van 12 augustus tot en met 11 september, kosteloos (cashless-info van de Lokerse Feesten). 12 Inch Lovers neemt ze aan tot 7 dagen na het event en betaalt uit binnen 2 weken (cashless-info van 12 Inch Lovers).
Stap 5: Betaal snel uit en sluit de boeken
Betaal zo snel mogelijk uit, en leg daarna je refundrapport naast je verkoop voor je de boeken afsluit. Ons festivaldashboard toont refunds naast omzet, tegoeden en reusables.
Wat na de termijn niet teruggevraagd is, gaat naar de bestemming die jij vooraf koos. Voeren wij je refunds uit, dan krijg je binnen 14 werkdagen na de refundperiode een afrekening en de rest van het refundbedrag terug, min eventuele refundkosten uit je offerte.
Uit de praktijk: Brugge Plus en Lokerse Feesten
Het evenement: Brugge Plus organiseert stadsfestivals, Feest in 't Park en Cirque Plus, met een hybride opzet.
De uitdaging: bezoekers betaalden aan elke bar met hun eigen bankkaart of wallet. Enkel wie cash betaalde, had een cashless kaart nodig.
De opstelling: één veilig, centraal kassapunt, waar wie cash betaalde dat omwisselde voor een cashcard met een unieke QR-code. Die ene code deed drie dingen: betalen, saldo checken en refunds zonder transactiekosten.
Het resultaat: geen los cashgeld meer bij elke bar en een vlottere barflow. De afrekening met externe standhouders achteraf was eenvoudiger dan ooit.
Lokerse Feesten: restsaldo doneren, crewtegoed apart
Op de Lokerse Feesten, tien dagen en 135.000 bezoekers, moest de refund na het event duidelijk en eenvoudig verlopen.
Bezoekers konden hun restbedrag ook doneren aan lokale goede doelen, die het festival een vaste plek wilde geven.
Crewtegoed werkte anders. Het kwam per werkdag op de kaart van de medewerker, was enkel die dag geldig en niet terugbetaalbaar. Zo werd crewtegoed nooit refundwerk.
Ook met Beyond Ordering: Student Kick-off Gent, Couleur Café, 12 Inch Lovers en Sinksen Kortrijk.
Checklist: restsaldo op je volgende event
Vink deze acht punten af voor je ticketverkoop opent.
- Kies: online refund, balie, schenken, alles opmaken, of een mix.
- Schrap minimum oplaadbedragen, of hou ze laag.
- Check dat je prijzen en oplaadbedragen tot nul kunnen zakken.
- Zet de refundregels, de termijn en een eventuele kost op je ticketpagina.
- Maak het saldo zichtbaar op de kaart en aan elk oplaadpunt.
- Leg aparte regels vast voor crew-, partner- en sponsortegoed.
- Plan de herinnering en wie de refundvragen beantwoordt.
- Spreek af hoe je refunds achteraf naast je verkoop legt.
Hoe opladen en refunds op de dag zelf verlopen, lees je in zo werkt een cashless festival.
Veelgestelde vragen
Moet een festival het restsaldo terugbetalen?
Nee, niet volgens de richtlijnen van de FOD Economie.
Dan moet je dat wel melden voor de ticketverkoop, en zeggen of je bezoeker zijn volledige saldo ter plaatse kan opmaken. De richtlijnen raden aan dat het kan.
Mag ik een kost aanrekenen voor een refund?
Dat mag, als je het vooraf meldt en het redelijk is.
De FOD Economie raadt aan om geen kost te vragen. Doe je het toch, dan raadt ze aan het op je eigen kost te houden en in verhouding tot je prijzen, bijvoorbeeld maximaal één frisdrank.
Hoe lang moet de refundtermijn zijn?
De richtlijnen raden enkele weken aan, vlak na het event, met een herinnering aan elke bezoeker. De termijn bepaal je zelf.
Kunnen bezoekers hun saldo zien tijdens het event?
Dat moet. Volgens de richtlijnen kunnen bezoekers altijd zien wat ze betaald hebben en wat er overblijft.
Plan je refundronde met ons
Evalueer je dit seizoen, of plan je al 2027? Onze oplossing voor festivals en events regelt opladen, de bar en de refund in één systeem.
In een demo van 30 minuten overlopen we je betaalmiddelen, je refundregels en je crewtegoeden. Liever eerst een vraag stellen? Neem contact op.
Restsaldo zonder gedoe
We overlopen in 30 minuten je betaalmiddelen, je refundregels en je crewtegoeden, en tonen hoe QR Refund en het refundrapport werken.
Lees meer verhalen op onze blog
Bestellen via QR-code in je bar of restaurant: zo werkt het
Gasten scannen, bestellen en betalen vooraf op hun gsm, en de bestelling gaat naar toog of keuken. Zo werkt het, met de GKS-regel en een zomerbar.
Btw horeca: welk tarief geldt in je café of restaurant?
Btw in de horeca: 12% op bediend eten, 21% op elke drank die je schenkt, 6% op eten en frisdrank om mee te nemen. Met een uitgewerkte rekening.
Een fuif organiseren: de bar, de kassa en weg met de drankbonnetjes
Een fuif organiseren in vijf stappen: melding, Unisono, toog, herbruikbare bekers en een kassa met één wachtrij in plaats van drankbonnetjes.
