Cashless in je club of concertzaal: het stappenplan

Een cashless club werkt het best hybride. Bezoekers betalen aan elke toog met kaart of smartphone, cash blijft welkom op gewone avonden, en aan één oplaadpunt wordt cash tegoed op een clubkaart.

Plan de overstap tussen twee seizoenen, in acht stappen: van je huidige geldstromen in kaart brengen tot een testavond met je eigen ploeg.

Ons advies: schrap cash niet, maar geef het een snelle plek. Op gewone clubavonden blijven je togen cash aannemen, geregistreerd op dezelfde terminal als kaartbetalingen.

Wat verandert er aan de toog van een cashless club?

Minder handen raken geld aan, en de telling na sluitingstijd komt uit het systeem.

Wat blijft, is de keuze van je bezoeker om cash te betalen: die geef je een snelle plek in plaats van ze te schrappen.

De drie modellen hebben een naam: open loop, closed loop en hybride. In ons artikel over open loop, closed loop of hybride betalen staan ze naast elkaar.

Welke regels gelden voor een zaal?

Bij een aankoop ter plaatse moet je bezoeker kunnen betalen met cash en met minstens één elektronisch betaalmiddel, zonder toeslag. Dat is het vertrekpunt voor elke club of concertzaal.

De richtlijnen van de FOD Economie over eigen betaalmiddelen op evenementen (17 juli 2026) laten één uitzondering toe: tijdens een evenement mag de organisator een eigen kaart of jetons opleggen.

Dat kan alleen als je bezoekers dat duidelijk en vooraf weten, de prijzen in euro blijven staan en het systeem geen oneerlijke handelspraktijk is. Verkoop je de kaart ter plaatse, dan moet dat cash en elektronisch kunnen.

Cash weigeren aan de kassa kan niet, schrijft de FOD Economie, behalve in uitzonderlijke en tijdelijke gevallen. Een cashless club houdt dus cash op gewone avonden: de terminal aan de toog registreert het zoals elke andere betaling.

Heeft je zaal een witte kassa nodig?

Die heb je pas nodig boven 25.000 euro per jaar, exclusief btw, aan restaurant- en cateringdiensten per inrichting, volgens de GKS-richtlijnen.

Drank en inkomgeld voor een dancing tellen niet mee; maaltijden ter plaatse wel.

Hoe ga je in acht stappen van cash naar cashless?

Met acht stappen gaat een zaal van cash naar cashless, gespreid over de rustige weken voor een nieuw seizoen. De eerste vier zijn keuzes, de laatste vier zijn opzetten en testen.

De onboarding bij de betaalpartner (een controle van je organisatie) moet rond zijn voor de terminals ingesteld worden, en je wil een testavond voor de eerste drukke avond.

Stap 1: Breng in kaart waar vandaag geld van hand wisselt

Zet elk punt op papier waar een bezoeker betaalt: elke toog, de vestiaire, de inkom, merch, eten. Voeg ook de plekken toe waar geld beweegt zonder verkoop, zoals crewdrankjes en artiestenriders.

Stap 2: Kies het model

Hybride past bij de meeste clubs: kaart en smartphone aan de toog, een clubkaart voor wie cash betaalt.

Enkel een eigen kaart past bij een eenmalig evenement met een eigen publiek, nooit bij je gewone avonden. Puur cash houdt de rij.

Stap 3: Geef cash een snelle weg

Op gewone avonden blijven je togen cash aannemen, geregistreerd op dezelfde terminal als kaartbetalingen. Zet daarnaast één oplaadpunt waar elke bezoeker passeert, bijvoorbeeld bij de inkom.

Dat kan een bemande kassa zijn, zoals de centrale eventkassa's van Student Kick-off Gent. Of een cash kiosk, waar bezoekers zelf opladen: hij heeft een kluis voor tot 300 biljetten en heeft netstroom en een netwerkverbinding nodig.

Op een evenement met je eigen kaart kan dat oplaadpunt de enige plek zijn die cash aanneemt. Meer over cashkaarten en QR-vouchers lees je in cashless en contant geld samen.

Stap 4: Beslis wat er met onverbruikt tegoed gebeurt

Een clubkaart kan tegoed meenemen van de ene avond naar de volgende, dus kleine saldo's stapelen zich op over een seizoen.

Beslis of bezoekers een terugbetaling kunnen vragen, of zonder terugbetaling hun saldo volledig kunnen opmaken, en zeg het hen voor ze opladen. De regels staan in restsaldo op cashless kaarten.

Stap 5: Maak de prijslijsten

Maak één prijslijst per toog en één per soort avond: concert, clubavond, zaalverhuur. De prijzen staan op elke lijst in euro, ook als je een clubkaart verkoopt.

Stap 6: Stem de hardware af op de zaal

Vaste togen krijgen terminals in een houder op netstroom, zodat geen batterij leegloopt midden in een set.

Mobiele terminals vangen de extra toog op een uitverkochte avond op, en elke betaalterminal werkt op wifi met een 4G-back-up.

Stap 7: Geef crew en artiesten hun eigen tegoed

Vervang papieren drankbonnetjes door intern tegoed op een kaart. Crewdrankjes staan dan op een eigen lijn in het rapport, los van je omzet.

Stap 8: Draai een testavond

Open de togen eerst voor je eigen ploeg, met echte producten en een echt afsluitrapport. Stuur de prijslijsten bij en ga dan live.

Hoe verloopt een avond daarna?

Bezoekers tikken met kaart of smartphone aan de toog, wie cash betaalt laadt één keer op bij de inkom, en de zaalverantwoordelijke volgt elke toog live. Na sluitingstijd staat het rapport al klaar.

• Deuren open: de terminals starten met de juiste prijslijst voor het evenement van vanavond.
• Piek: het barpersoneel tikt producten aan, bezoekers betalen contactloos, en de rij blijft bewegen.
• Live overzicht: de monitoringapp toont welke toog wat verkoopt, zodat je bijvult voor de tonic op is.
• Sluiting: de omzet per toog, per betaalmiddel en per gebruiker van de zaal staat in één rapport.

Hoeveel hulp je krijgt, kies je zelf, van hulp op afstand tot ons team ter plaatse op de eerste avond: bekijk onze serviceformules. De volledige opstelling vind je bij ons kassasysteem voor clubs.

Uit de praktijk: Coretec Dome

Het evenement: Coretec Dome in Oostende is een multifunctionele arena. De ene avond speelt basketbalclub Filou Oostende er thuis, de volgende dag loopt er een evenement van de arena zelf.

De uitdaging: een keuze waar niemand blij van werd. Elke partij brengt zijn eigen kassa's mee, of iedereen deelt en splitst de omzet achteraf met de hand.

De opstelling: Beyond Ordering richtte de vaste all-in-one terminals zo in dat ze in enkele klikken van organisatie wisselen.

• Eén switch per evenement: de terminals laden de juiste prijslijsten, het menu-ontwerp en de gebruikersrechten van de organisator van die dag.
• Gescheiden geld vanaf de eerste seconde: de omzet van een match gaat rechtstreeks naar Filou Oostende, die van een evenement naar de eventorganisator van Coretec Dome.

Het resultaat: één vaste installatie dekt alle partners, en de rapporten per gebruiker sluiten vanzelf. Een match op vrijdagavond en een evenement op zaterdagochtend volgen elkaar op zonder dat er één toestel verhuist.

Voor een zaal die verschillende organisatoren ontvangt, loont vooral stap 5 (de prijslijsten). Lees het verhaal van Coretec Dome.

Ook met Beyond Ordering: Muziekclub N9 en Student Kick-off Gent.

Checklist voor de overstap

1. Elk verkooppunt, de vestiaire en de crewdrankjes staan op je lijst.
2. Je koos hybride, enkel een eigen kaart voor evenementen, of een mix per avond.
3. Je togen nemen op gewone avonden nog cash aan, en een oplaadpunt of kiosk helpt wie een clubkaart wil.
4. Je voorwaarden voor onverbruikt tegoed staan op papier.
5. Elke prijslijst toont prijzen in euro, per toog en per soort avond.
6. Vaste togen hebben terminals in een houder; mobiele terminals staan klaar voor de piek.
7. Crew en artiesten hebben intern tegoed in plaats van papieren bonnetjes.
8. Aan de inkom en aan de togen hangt welke betaalmiddelen je aanvaardt.
9. Een testavond met je ploeg staat in de agenda.

Veelgestelde vragen

Plan je overstap voor het volgende seizoen

Zet deze week stap 1: lijst elk punt op waar in je zaal geld van hand wisselt.

In een demo van 30 minuten maken we van die lijst een hybride opstelling voor je togen. Liever eerst een vraag stellen? Neem contact op.