Cashless betaalsysteem voor je festival kiezen: 6 criteria

Het juiste cashless betaalsysteem voor je festival blijft verkopen als het netwerk wegvalt en past bij je bezoekers: open loop, closed loop of hybride.

Het maakt opladen en refunds eenvoudig, komt met hardware en mensen die je vertrouwt, praat met je ticketing en crewtools, en toont je cijfers en geld op tijd.

Ons advies: laat elke leverancier dezelfde zes criteria doorlopen, en vraag om een oplading, een offline aankoop en een refund live te zien op een testkaart.

Wij zijn zelf leverancier. Voor de andere aanbieders namen we enkel wat hun eigen website op 29 oktober 2026 zei, telkens met een link.

Welke zes criteria gebruik je om een cashless betaalsysteem te kiezen?

Gebruik deze zes criteria als scorekaart. Ze komen in elke demo terug, en bij elk staat wat er misloopt als je het overslaat.

Hoe beschrijven de aanbieders hun eigen aanpak?

Elke cel komt van de eigen website van de aanbieder. "Niet vermeld" betekent dat we het daar niet vonden, niet dat de aanbieder het niet kan: vraag het dus.

Playpass hoort sinds september 2020 bij Weezevent Group, volgens de Playpass-pagina van Weezevent. De pagina's van Weezevent en Weeztix noemen hun cashless product allebei WeezPay.

Blijft het systeem verkopen als het netwerk wegvalt?

Vraag bewijs dat de bar blijft verkopen zonder verbinding. Op het piekuur is het netwerk net het drukst.

Een systeem dat voor elke betaling de cloud nodig heeft, valt stil als 30.000 gsm's om dezelfde mast vechten.

Closed loop kan volledig offline werken als het saldo op de kaart of het polsbandje zelf staat. Open loop (bankkaarten) heeft het betaalnetwerk nodig: vraag wat de terminal doet als dat weg is.

Wat vraag je de leverancier?

• Waar staat het saldo: op de kaart, in de cloud of allebei?
• Wat gebeurt er met een kaartbetaling als 4G en wifi tegelijk wegvallen?
• Hoe synchroniseren offline verkopen achteraf, en wie ziet conflicten?
• Plannen jullie het netwerk op het terrein mee, of enkel de terminals?

Bij ons schrijft closed loop elke oplading en aankoop op de kaart. Zo blijft betalen werken als netwerk of stroom uitvalt, zoals op de Lokerse Feesten.

Elke all-in-one terminal heeft ook een eigen 4G-simkaart achter de wifi. Hoe we het netwerk op je terrein mee uitwerken, lees je in wifi op je evenement.

Open loop, closed loop of hybride: wat past bij je bezoekers?

Kies op basis van wie je bezoekers zijn en wat je wilt controleren.

Bij open loop betaalt iedereen met de eigen bankkaart of gsm. Bij closed loop zit er een festivalkaart of polsbandje tussen. Hybride combineert beide op één terrein.

Closed loop geeft je controle: crewtegoed, sponsortegoed, waarborg en offline verkoop. Open loop haalt de rij aan het oplaadpunt weg.

Veel festivals kiezen uiteindelijk hybride: closed loop binnen de poorten, bankkaarten aan de rand. Onze terminals voor cashless betalen op festivals draaien open loop, closed loop en hybride.

Op een evenement mag je je eigen kaart of jetons verplichten, als je dat vooraf duidelijk meldt, je prijzen in euro toont en de voorwaarden eerlijk houdt (richtlijnen FOD Economie, 2026).

Wat vraag je de leverancier?

• Kunnen we open, closed en hybride op hetzelfde terrein draaien, met dezelfde terminals?
• Hoe komen bezoekers die enkel cash bij hebben in het systeem?
• Kunnen we de europrijs tonen naast een eigen munt of coin?

Ons artikel over open loop, closed loop of hybride betalen gaat dieper. Over cash lees je meer in hoe cashless en contant geld samengaan.

Hoe laden bezoekers op, en hoe krijgen ze hun geld terug?

Bezoekers moeten in enkele seconden opladen en hun restsaldo zonder moeite terugkrijgen. Over refundklachten schrijft de pers na festivals.

Test beide flows met een testkaart tijdens de demo.

Een refund is niet verplicht, maar bezoekers moeten voor ze een ticket kopen weten of er een is en onder welke voorwaarden. Zonder refund meld je vooraf of bezoekers hun volledige tegoed ter plaatse kunnen opmaken.

De FOD Economie raadt een eenvoudige, kosteloze terugbetaling aan, als goede praktijk en niet als regel. Reken je toch een kost aan, hou die dan op of onder je eigen kost, bijvoorbeeld maximaal één frisdrank op het evenement.

De Lokerse Feesten namen in 2026 bijvoorbeeld refundaanvragen aan van 12 augustus tot en met 11 september, volledig kosteloos (cashless-info van de Lokerse Feesten).

Sinds de zomer van 2025 vraagt een gedragscode voor festivalbetalingen nog meer: duidelijke kosten vooraf, eenvoudige refunds en prijzen in euro. We vatten ze samen in de gedragscode voor betalingen op festivals. Alle regels over restsaldo staan in restsaldo op cashless kaarten.

Wat vraag je de leverancier?

• Welke oplaadroutes bieden jullie: bankapp, kaart, Apple Pay of Google Pay, voucher, cash?
• Kunnen bezoekers vooraf opladen en zelf een voorverkoopvoucher koppelen?
• Hoe vraagt een bezoeker het restsaldo terug, en wat kost dat hem?
• Kunnen bezoekers hun restsaldo doneren aan een goed doel?
• Hoe gaat de bekerwaarborg terug, en kan één bezoeker meer bekers inleveren dan hij kocht?

De bekerwaarborg is een refundflow op zich: herbruikbare bekers en waarborg zet de opties op een rij.

Wie levert de hardware, en wie staat er naast je team?

Vraag wie de terminals bezit, wie ze instelt en wie er ter plaatse is als er om 23 uur iets misloopt. Dat bepaalt of je vrijwilligers drank tappen of toestellen herstarten.

Hardware is ook een van de grootste kostendrijvers: het aantal terminals, mobiel of vast, kaarten of polsbandjes, en hoeveel technici er blijven. Vraag elk ervan apart op.

Wat vraag je de leverancier?

• Zijn de terminals van jullie zelf, en wat gebeurt er als er één uitvalt op het piekuur?
• Enkel contactloos of ook chip en pin, en hoe houden ze stand in de regen?
• Hoe lang gaat een batterij mee, en hoe laden jullie 50 terminals 's nachts op?
• Welke serviceniveaus bieden jullie, van support op afstand tot een team ter plaatse?
• Briefen jullie onze barploeg voor de deuren opengaan?

Onze hardware en serviceniveaus staan op de site: zelf aan de slag, hulp bij de opstart, of full service met ons team ter plaatse.

Praat het met je ticketing, crewplatform en betaalpartner?

Kies een systeem dat praat met de tools die je al gebruikt. Anders maak je crewbonnen en verkooprapporten opnieuw met de hand.

Vraag een live voorbeeld met jouw ticketingpartner, geen logo op een slide.

Wat vraag je de leverancier?

• Welke ticketingpartners zijn vandaag gekoppeld, en kan voorverkooptegoed op de kaart landen?
• Kan ons crew- of accreditatieplatform automatisch dagtegoed naar medewerkers sturen?
• Met welke betaalpartners kunnen we werken, en houden we ons eigen contract?
• Is er een open API voor onze eigen rapportage?
• Kan de verkoop naar het geregistreerd kassasysteem (GKS 2.0) of naar de boekhouding?

Bekijk met welke partners we koppelen in onze integraties.

Wat zie je tijdens de nacht, en wanneer is het geld van jou?

Tijdens het festival wil je live verkoop per bar en per toestel. Daarna wil je een afsluitend rapport waar je boekhouder meteen mee verder kan.

Vraag even duidelijk wanneer en hoe het geld op je rekening komt.

Wat vraag je de leverancier?

• Zien we verkoop, stock en opladingen per bar en per toestel in realtime?
• Kunnen we tijdens de nacht een terminal met vreemde refunds of annulaties opmerken?
• Wat staat er in het afsluitende rapport: omzet, tegoeden, waarborg, refunds?
• Wanneer wordt het geld aan ons uitbetaald, en via welke betaalpartner?
• Wat gebeurt er met saldo dat niemand terugvraagt?

De monitoringapp van ons platform toont status, verkoop en refunds per locatie en toestel.

Bij Beyond Ordering gaan kaartbetalingen en opladingen via de betaalpartner rechtstreeks naar je eigen rekening. Wij beheren je geld nooit, en jij beslist wat er gebeurt met saldo dat niemand terugvraagt.

Voeren wij je refunds uit, dan krijg je binnen 14 werkdagen na de refundperiode een afrekening en de rest van het refundbedrag terug, min de refundkosten uit je offerte (onze algemene voorwaarden).

Uit de praktijk: Lokerse Feesten

Het evenement: de Lokerse Feesten, tien dagen en 135.000 bezoekers.

De uitdaging: één platform dat praat met ticketing en met hun eigen crewplatform, en dat blijft werken als het netwerk of de stroom uitvalt.

De opstelling:

• Offline: op het terrein draait alles closed loop; elke oplading, aankoop en refund wordt meteen op de cashless card geschreven.
• Hybride: aan de rand en buiten het terrein stonden open-loop- en hybride terminals, van de shuttlebus tot de camping (met een apart campingticket), in één platform.
• Opladen: één QR-code op elke kaart met drie routes: Bancontact Pay, de camera van je gsm voor kaarten en wallets, of een voorverkoopvoucher van Tickoweb.
• Crew: het eigen platform LF Crew stuurt via onze open API dagelijks tegoed naar de kaarten van wie die dag werkt.
• Waarborg: een bezoeker kan maximaal 20 bekers meer inleveren dan hij kocht, wat misbruik van de waarborgrefund tegenhoudt.
• Refund: na het festival krijgen bezoekers hun restsaldo terug op het IBAN-nummer dat ze opgeven, of doneren ze het aan lokale goede doelen.

Het resultaat: meer bezoekers laadden online op, aan de bar ging het sneller en de infobalie kreeg merkbaar minder vragen. Lees het volledige klantverhaal van de Lokerse Feesten.

Ook met Beyond Ordering: Couleur Café, Student Kick-off Gent, Brugge Plus en Sinksen Kortrijk.

Checklist voor je demoronde

Laat elke leverancier dezelfde vijf stappen doorlopen. Zo vergelijk je antwoorden en geen presentaties.

1. Noteer je bezoekersmix: hoeveel betalen met kaart, hoeveel brengen cash mee, hoeveel komen elke dag terug?
2. Stuur alle leveranciers de zes criteria en de vragen hierboven voor de demo.
3. Vraag elke leverancier om een oplading, een offline aankoop en een refund te tonen op een testkaart.
4. Vraag een referentiefestival van jouw grootte en bel het op.
5. Vergelijk de offertes lijn per lijn: terminals, dragers, serviceniveau, betaalpartner, uitbetaling.

Plan daarna terug vanaf je eventdag: demo en voorstel, kick-off met ons team, onboarding bij de betaalpartner, configuratie en een testrun, en tot slot de briefing van je team.

Veelgestelde vragen

Leg ons dezelfde zes vragen voor

Neem deze lijst ook mee naar je demo bij ons. We overlopen offline verkoop, een oplading en een QR Refund met je, en beantwoorden de vraag over uitbetaling voor jouw festival.

In een demo van 30 minuten stemmen we het af op je terrein en je datums voor de zomer van 2027. Liever eerst een vraag stellen? Neem contact op.